Diese Seite bietet einen allgemeinen Überblick über die wichtigsten Datenflüsse in Cortena.
1. Zweck
Beschreibung, welche Daten Cortena verarbeitet und wie diese durch das System fließen.
2. Geltungsbereich
Gilt für alle Plattform-Workflows, einschließlich Dokumenteneingang, Abgleich, Klassifizierung, Export, Bankanbindung, Abstimmung und aller weiteren vom Kunden aktivierten Workflows zur Finanzautomatisierung.
3. Zentrale Workflows
3.1 Dokumenten- und Dateneingang
Finanzdokumente und zugehörige Dateien, zum Beispiel Rechnungen, Belege und Kontoauszüge, können über Uploads durch Benutzer und/oder per eingehender E-Mail erfasst werden, sofern dies konfiguriert ist. Ab dem 10. September 2026 werden eingehende E-Mails über die von Cortena selbst gehostete Lösung ReceiveHQ (receivehq.com) empfangen. Siehe Unterauftragsverarbeiter.
3.2 Datenspeicherung
Die zentralen Anwendungsdaten werden auf der Hosting-Infrastruktur von Cortena in Deutschland gespeichert und verarbeitet. Siehe EU-Hosting.
3.3 Workflow-Automatisierung
Cortena verarbeitet Dokumenteninhalte und Finanzdaten, um Geschäftsregeln anzuwenden, darunter Konten, Umsatzsteuerlogik, Kostenstellen, Abstimmungsabgleiche und Cashflow-Vorgänge. Grundlage dafür sind die vom Kunden bereitgestellten Richtlinien und Strukturen.
3.4 KI-Verarbeitung
Cortena kann externe LLM-Anbieter für Extraktion, Abgleich, Analyse und Unterstützung einsetzen. Cortena ist bestrebt, die übermittelten Daten zu minimieren und eine sichere Übertragung per TLS/HTTPS zu gewährleisten. Die vollständige Anbieterliste finden Sie unter Unterauftragsverarbeiter.
3.5 Buchhaltungsexporte
Cortena unterstützt Exporte in Buchhaltungssysteme, zum Beispiel DATEV und Exact Online. Für DATEV verwendet Cortena die offizielle API, den Rechnungsdatenservice 1.0.
3.6 Bankanbindung, sofern aktiviert
Die Bankanbindung wird über einen PSD2-Anbieter, Yapily, bereitgestellt. Siehe Unterauftragsverarbeiter.
4. Internationale Datenübermittlungen
Die zentralen Anwendungsdaten werden in Deutschland verarbeitet. Einige Unterauftragsverarbeiter können begrenzte Datenmengen außerhalb der EU bzw. des EWR verarbeiten. Soweit erforderlich, kommen entsprechende Schutzmaßnahmen zur Anwendung.