Spendesk-Integration

Verbinden Sie Spendesk, damit Cortena freigegebene Verbindlichkeiten mit Belegen importieren, Ihren Ausgabenworkflow und den Abgleich ausführen und optional den DATEV-Export mit Spendesk koordinieren kann.

Für wen ist dieser Artikel bestimmt: Finanzadministratoren und Kreditorenteams, die Spendesk für Karten, Spesenabrechnungen und Lieferantenrechnungen verwenden und diese Dokumente für Buchhaltung, Prüfung und Export in Cortena benötigen.

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1. Spendesk verbinden

1. Öffnen Sie in Spendesk Einstellungen → Integrationen → API-Zugriffsverwaltung und erstellen Sie einen API-Client. Gewähren Sie Lese-Berechtigungen für Verbindlichkeiten, Anhänge und, empfohlen, Zahlungsabwicklungen. Wenn Cortena nach DATEV exportieren und den Status zurück an Spendesk schreiben soll, gewähren Sie zusätzlich die experimentelle Berechtigung Schreibzugriff auf Buchhaltung.
2. Öffnen Sie in Cortena Einstellungen → Integrationen → Ausgaben → Spendesk.
3. Geben Sie die Spendesk API-Client-ID und das Client-Geheimnis ein.
4. Konfigurieren Sie die DATEV-Zuständigkeit, die Zuordnung der Listenbereiche und das Startdatum der Synchronisierung, wie in den folgenden Abschnitten beschrieben.
5. Klicken Sie auf Speichern und anschließend auf Jetzt synchronisieren, oder warten Sie auf die geplante Synchronisierung.

Nach erfolgreicher Verbindung wird der Status Verbunden angezeigt. Verwenden Sie Von Spendesk trennen, um die Zugangsdaten zu entfernen und das Startdatum der Synchronisierung zurückzusetzen.

2. Zuständigkeit für den DATEV-Export

Wählen Sie aus, wer Dokumente aus Spendesk an DATEV sendet:

Wählen Sie den Modus, der der bestehenden Arbeitsweise Ihres Finanzteams mit DATEV entspricht.

3. Listenbereich nach Verbindlichkeitstyp

Standardmäßig wird jede importierte Verbindlichkeit aus Spendesk unter Ausgaben angezeigt. Sie können bestimmte Spendesk-Typen stattdessen an die Liste Verbindlichkeiten weiterleiten.

Legen Sie unter Listenbereich nach Verbindlichkeitstyp für jeden Typ Ausgaben oder Verbindlichkeiten fest:

Vorschlag: Lieferantenrechnungen und Gutschriften gehören häufig zu Verbindlichkeiten, Karten und Spesenabrechnungen zu Ausgaben.

Wichtig: Damit wird nur festgelegt, in welcher Liste das Dokument angezeigt wird. An Verbindlichkeiten weitergeleitete Typen verwenden weiterhin den Ausgabenworkflow und die Ansicht Abgleich Ausgaben mit Cortena, genau wie Ausgaben. Durch eine Änderung der Zuordnung werden bereits importierte Dokumente nicht verschoben.

Kilometer- und Tagegeldabrechnungen ohne einen üblichen Belegprozess werden nicht importiert.

4. Verbindlichkeiten synchronisieren ab (UTC)

Legen Sie den Kalendertag fest, ab dem Cortena Verbindlichkeiten synchronisieren soll (UTC). Nur Verbindlichkeiten an oder nach diesem Tag werden importiert.

• Verwenden Sie die Datumsauswahl oder Voreinstellungen (Heute, 1.: dieser Monat, 1.: letzter Monat, Letzte 3 Monate, Alle exportierten).
• Das Startdatum ist nach der ersten erfolgreichen Synchronisierung gesperrt. Um es zu ändern, trennen Sie Spendesk und verbinden Sie es erneut.
• Bereits importierte Verbindlichkeiten werden bei späteren Synchronisierungen nicht dupliziert. Zahlungsdetails können aktualisiert werden.

Die geplante Synchronisierung läuft im Hintergrund. Jetzt synchronisieren startet eine sofortige Synchronisierung, wenn Sie die neuesten Elemente früher benötigen.

5. Was nach dem Import geschieht

Für jede neue Verbindlichkeit mit einem verwendbaren Beleg führt Cortena folgende Schritte aus:

1. Importiert den Beleg und die Spendesk-Daten, darunter Daten, Beträge, Typ und, sofern verfügbar, Zuordnungshinweise.
2. Führt die Verarbeitung und den Workflow für Ausgaben aus.
3. Zeigt den Abgleich Ausgaben mit Cortena an, damit Sie Spendesk-Zuordnungen mit dem Buchungsvorschlag von Cortena abgleichen können, auch wenn sich das Dokument in der Liste Verbindlichkeiten befindet.
4. Übernimmt, sofern verfügbar, Zahlungs- und Abwicklungsinformationen aus Spendesk, zum Beispiel die Kartenabrechnung oder bezahlte Spesenabrechnungen.

6. Tipps und Einschränkungen

• Betrachten Sie Spendesk als führendes System für die Freigabe von Ausgaben. Cortena konzentriert sich auf Buchhaltung, Abgleich und Export.
• Verwenden Sie nach großen Stapeln in Spendesk Jetzt synchronisieren, wenn Cortena die Änderungen sofort übernehmen soll.
• Das Zurückschreiben an Spendesk nach dem DATEV-Export durch Cortena ist experimentell. Aktivieren Sie es nur, wenn Ihr Team den Prozess und die Berechtigungen abgestimmt hat.
• Verwandte Anleitungen: Rydoo · Ausgabenworkflow

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