Abgrenzungsverteilung in Twinfield

Diese Anleitung erklärt, wie Sie Einkaufsrechnungen in Twinfield abgrenzen, wenn sich die Kosten auf mehrere Zeiträume beziehen, zum Beispiel bei einer jährlichen IT-Pauschale, die im Januar gebucht wird, aber über das gesamte Jahr anfällt. Cortena erstellt zunächst die normale Einkaufsbuchung und anschließend die Abgrenzungsverteilung in Twinfield, wenn Ihr Workflow entsprechend konfiguriert ist.

Für wen diese Funktion geeignet ist: Finanzteams, die Twinfield verwenden, Rechnungen mit Leistungs- oder Abonnementzeiträumen erhalten und Abgrenzungen durchführen möchten, ohne die Zeiträume in Twinfield erneut erfassen zu müssen.

Verfügbarkeit der Funktion: Die Abgrenzungsverteilung muss über ein Feature-Flag aktiviert werden. Wenden Sie sich an support@cortena.ai oder Ihre Ansprechperson im Account Management, um Abgrenzungsverteilung in Twinfield für Ihre Organisation zu aktivieren, bevor Sie die folgende Workflow-Option konfigurieren.

Was Cortena macht

1. Cortena extrahiert Leistungszeiträume aus der Rechnung und speichert strukturierte Abgrenzungsdaten für den Leistungszeitraum auf den Rechnungspositionen.
2. Cortena exportiert die Rechnung als Einkaufsbuchung (INK) an Twinfield, vorläufig oder endgültig.
3. Direkt nach einem erfolgreichen Export der Einkaufsbuchung erstellt Cortena für geeignete Positionen eine Abgrenzungsverteilung in Twinfield.
4. Die Beträge werden auf Ihr Abgrenzungssachkonto gebucht und über den Leistungszeitraum verteilt.

Die Verteilung wird nur auf Positionen angewendet, die die Voraussetzungen erfüllen: strukturierte Abgrenzungsdaten für den Leistungszeitraum und eine Periodenlänge, die dem Mindestleistungszeitraum für die Abgrenzungsbuchung Ihres Mandanten entspricht.

Mindestleistungszeitraum

Konfigurieren Sie unter Einstellungen → Buchhaltungseinstellungen den Mindestleistungszeitraum für die Abgrenzungsbuchung:

Abgrenzungsverteilung im Workflow-Exportknoten aktivieren

1. Öffnen Sie Einstellungen → Workflows → Rechnungsworkflow.
2. Wählen Sie den Knoten In die Buchhaltung exportieren für Twinfield aus.
3. Aktivieren Sie Rechnung abgrenzen (Abgrenzungen).
4. Setzen Sie Buchungsstufe nach Bedarf auf Vorläufig oder Endgültig.
5. Veröffentlichen Sie den Workflow.

Aktivieren Sie das Kontrollkästchen bei jedem Exportknoten, auf dem die Abgrenzungsverteilung ausgeführt werden soll, üblicherweise sowohl für vorläufige als auch für endgültige Buchungen, wenn Sie einen zweistufigen Prozess verwenden.

Rechnungen vor dem Export vorbereiten

• Vergewissern Sie sich, dass auf den Positionen, die Sie abgrenzen möchten, ein Abgrenzungszeitraum für die Leistung angezeigt wird.
• Prüfen Sie bei geeigneten Positionen den Vorschlag für das Abgrenzungssachkonto (manuelle Auswahl → Lieferantenhistorie → Historie der Aufwandskonten → mandantenweiter Standardwert).
• Jede Position, die abgegrenzt werden soll, muss ein Abgrenzungssachkonto enthalten.

Wann die Abgrenzung übersprungen wird oder nur teilweise erfolgt

Kurzübersicht