Importeer urenstaten voor de loonadministratie in Cortena, koppel uren aan looncodes (Lohnart) en kostenplaatsen (BS) en exporteer vervolgens een maandelijks bestand voor DATEV LODAS of CSV.
Voor wie dit bedoeld is: HR- en loonadministrators die urenstaten als pdf of spreadsheet ontvangen van bureaus en gevalideerde exports met looncodes nodig hebben, zonder gegevens handmatig opnieuw in te voeren.
1. Urenstaten inschakelen voor je organisatie
Voor HR-urenstaten moet de functie HR Timesheet zijn ingeschakeld voor je organisatie. Neem contact op met support@cortena.ai als je HR → Urenstaten niet in de navigatie ziet.
Koppelingen voor de eerste configuratie:
- Koppelingsrichtlijnen in Google Drive, in de map
hr/timesheets/ - Medewerkersbestand · koppel namen op documenten aan medewerkers in Cortena
Configureer de aanlevering via Instellingen → HR → Aanlevering urenstaten.
2. Urenstaten per e-mail verzenden
Elke organisatieomgeving krijgt een eigen e-mailadres voor inkomende urenstaten. Stuur urenstaten van bureaus, als pdf of Excel-bestand, door naar dat adres.
Cortena maakt een urenstaatdocument aan, voert extractie en koppeling uit voor Lohnart- en BS-codes en start vervolgens de HR-workflow · meestal met HR-controle vóór de export.
3. Synchronisatie met Google Drive
Je kunt bestanden ook in de gekoppelde Google Drive-map plaatsen. Start Synchroniseren vanuit HR-urenstaten of plan de synchronisatie via een workflow.
Voor synchronisatie met Drive wordt dezelfde verwerkingspipeline gebruikt als voor e-mail. Controleer vóór bulkimporten of de richtlijnenspreadsheets in hr/timesheets/ actueel zijn.
4. Controleren en maandelijks exporteren
Open een urenstaat om per regel de medewerker, uren en gekoppelde Lohnart / BS te controleren. Corrigeer de toewijzing of codes vóór de export.
Via HR → Urenstaten → Maandelijks worden goedgekeurde documenten voor een kalendermaand samengevoegd. Download:
| Formaat | Gebruik |
|---|---|
| DATEV LODAS | Duitse DATEV-import voor de loonadministratie |
| CSV | Algemene overdracht als spreadsheet |
De export bevat alleen regels met gekoppelde looncodes. Onvolledige regels blokkeren het bestand totdat ze zijn opgelost.
Snel overzicht
| Taak | Locatie |
|---|---|
| E-mailadres voor urenstaten | Instellingen → HR → Aanlevering urenstaten |
| Drive-map | Hetzelfde instellingenpaneel → Drive-koppeling |
| Document controleren | HR → Urenstaten → regel openen |
| Maandelijkse export | HR → Urenstaten → Maandelijks → LODAS of CSV |
| Medewerkers koppelen | HR → Medewerkers |