Sommige leveranciers sturen gestructureerde e-facturen: een pdf met ingesloten XML of een afzonderlijk XML-bestand. Cortena leest de gestructureerde gegevens rechtstreeks uit, in plaats van de pdf als een afbeelding te scannen.
Voor wie dit bedoeld is: crediteurenteams die Duitse ZUGFeRD / Factur-X, Europese UBL of andere machineleesbare facturen ontvangen en willen weten hoe Cortena deze anders verwerkt dan gescande pdf's.
1. Wat geldt als een gestructureerde e-factuur
| Formaat | Wat je ontvangt |
|---|---|
| ZUGFeRD / Factur-X | Pdf met ingesloten XML (gebruikelijk in Duitsland) |
| UBL / CII | XML-factuurbestand, soms met een pdf als bijlage |
| XRechnung | Duitse XML-variant voor de publieke sector |
Wanneer Cortena dit detecteert, wordt de indicator e-factuur weergegeven. Velden zoals leverancier, factuurnummer, regelitems en btw zijn afkomstig uit de ingesloten XML, niet uit OCR op de pdf-pagina's.
2. Hoe extractie verschilt van gescande pdf's
- Totalen en btw worden uit de XML overgenomen · meestal betrouwbaarder dan OCR
- Regelitems worden rechtstreeks vanuit de gestructureerde gegevens toegewezen
- Matching wordt nog steeds uitgevoerd · grootboekrekeningen, kostenplaatsen en crediteuren uit je richtlijnen
- Opnieuw verwerken voert de volledige verwerkingsketen opnieuw uit, maar splitst geen pdf-pagina's · de XML is de bron van waarheid
Als de XML onjuist is, laat je de leverancier het bestand corrigeren of bewerk je na het importeren de toegestane velden handmatig in Cortena.
3. Opnieuw verwerken op paginabereik is niet beschikbaar
Opnieuw verwerken op paginabereik werkt voor gescande pdf's met meerdere pagina's. Dit is niet van toepassing op gestructureerde e-facturen, omdat het splitsen van de pdf de ingesloten XML niet wijzigt.
Voor e-facturen:
- Gebruik Factuur opnieuw verwerken (volledig opnieuw verwerken) via het menu ⋯
- Of bewerk velden rechtstreeks als je rechten dit toestaan
Zie Opnieuw verwerken.
4. Veelvoorkomende situaties
| Situatie | Wat je moet doen |
|---|---|
| De pdf ziet er correct uit, maar de totalen zijn onjuist | Controleer of het een e-factuur is · de waarden komen uit de XML |
| De leverancier heeft ZUGFeRD met onjuiste XML gestuurd | Vraag de leverancier om een gecorrigeerd bestand en voer na het opnieuw uploaden een volledige herverwerking uit |
| Combinatie van scan en XML-bijlage | Cortena gebruikt de gestructureerde bijlage als deze aanwezig is |
| Factuur is al gesynchroniseerd | Bewerken en opnieuw verwerken zijn geblokkeerd |
Tips
- Vraag leveranciers bij voorkeur om ZUGFeRD 2.x of UBL te sturen om OCR-fouten te beperken.
- Controleer na het importeren steekproefsgewijs de btw-uitsplitsing aan de hand van de vereisten van je boekhoudsysteem.
- Gebruik in de lijst het filter Documenttype om e-facturen tijdens het beoordelen van wachtrijen te scheiden van scans.