Importieren Sie Stundenzettel für die Lohnabrechnung in Cortena, ordnen Sie die Stunden Lohnarten und Beschäftigungsschlüsseln (BS) zu und exportieren Sie anschließend eine monatliche Datei für DATEV LODAS oder als CSV.
Für wen ist diese Funktion gedacht? Für HR- und Lohnabrechnungsadministratoren, die Stundenzettel als PDF- oder Tabellendateien von Agenturen erhalten und validierte Lohnartenexporte benötigen, ohne Daten manuell erneut einzugeben.
1. Stundenzettel für Ihren Mandanten aktivieren
Für HR-Stundenzettel muss die Funktion HR Timesheet für Ihre Organisation aktiviert sein. Wenden Sie sich an support@cortena.ai, wenn HR → Stundenzettel nicht in der Navigation angezeigt wird.
Links für die Ersteinrichtung:
- Zuordnungsrichtlinien in Google Drive, Ordner
hr/timesheets/ - Mitarbeiterstammdaten · Ordnen Sie Namen auf Dokumenten den Mitarbeitern in Cortena zu
Konfigurieren Sie den Eingang unter Einstellungen → HR → Stundenzetteleingang.
2. Stundenzettel per E-Mail senden
Jeder Mandant erhält eine eigene Eingangs-E-Mail-Adresse für Stundenzettel. Leiten Sie Stundenzettel von Agenturen im PDF- oder Excel-Format an diese Adresse weiter.
Cortena erstellt ein Stundenzetteldokument, führt die Datenextraktion und Zuordnung von Lohnart und BS-Codes durch und startet anschließend den HR-Workflow · in der Regel mit einer HR-Prüfung vor dem Export.
3. Synchronisierung mit Google Drive
Alternativ können Sie Dateien im verbundenen Google-Drive-Ordner ablegen. Starten Sie die Synchronisierung unter „HR-Stundenzettel“ oder automatisiert nach einem Zeitplan über einen Workflow.
Die Drive-Synchronisierung verwendet denselben Verarbeitungsablauf wie der E-Mail-Eingang. Stellen Sie vor Massenimporten sicher, dass die Richtlinientabellen unter hr/timesheets/ aktuell sind.
4. Prüfung und monatlicher Export
Öffnen Sie einen Stundenzettel, um Mitarbeiter, Stunden und die zugeordneten Werte für Lohnart / BS in jeder Zeile zu prüfen. Korrigieren Sie die Zuordnung oder Codes vor dem Export.
Unter HR → Stundenzettel → Monatlich werden freigegebene Dokumente für einen Kalendermonat zusammengefasst. Folgende Formate stehen zum Download bereit:
| Format | Verwendung |
|---|---|
| DATEV LODAS | DATEV-Import für die deutsche Lohnabrechnung |
| CSV | Allgemeine Übergabe als Tabellendatei |
Der Export enthält nur Zeilen mit zugeordneten Lohnarten. Unvollständige Zeilen verhindern die Dateierstellung, bis sie geklärt wurden.
Kurzübersicht
| Aufgabe | Ort |
|---|---|
| E-Mail-Adresse für Stundenzettel | Einstellungen → HR → Stundenzetteleingang |
| Drive-Ordner | Gleiches Einstellungsfenster → Drive-Link |
| Dokument prüfen | HR → Stundenzettel → Zeile öffnen |
| Monatlicher Export | HR → Stundenzettel → Monatlich → LODAS oder CSV |
| Mitarbeiterzuordnung | HR → Mitarbeiter |