Deze handleiding legt uit hoe de goedkeuringsmatrix bepaalt wie een inkoopfactuur moet goedkeuren, hoe je het overzicht bijhoudt en wat managers zien terwijl inkoopfacturen wachten.
Voor wie: Financiële beheerders en afdelingshoofden die bedragen, kostenplaatsen en goedkeuringen in meerdere stappen instellen voor een of meer entiteiten.
Wat de matrix doet
De matrix koppelt wie moet goedkeuren aan de hand van bedrag, entiteit en dimensies, bijvoorbeeld een kostenplaats. Workflowknooppunten voor Goedkeuring lezen deze regels, zodat toegewezen personen consistent blijven met het beleid.
1. Houd het spreadsheet bij
Houd een duidelijk spreadsheet of gesynchroniseerde configuratie bij met schalen, drempelwaarden en benoemde toegewezen personen. Gebruik bij voorkeur regels op basis van de grootste regel of de koptekst, zodat je ze aan auditors kunt uitleggen. Vermijd overlappende schalen die tot blokkeringen leiden.
2. Koppel het workflowknooppunt voor Goedkeuring
Open in Instellingen → Workflow het knooppunt Goedkeuring en koppel het aan de matrix. Schakel goedkeuring afdwingen in, verbind de tak Goedgekeurd met de volgende stap en publiceer de workflow.
3. Wat managers zien
Managers openen inkoopfacturen onder Wacht op goedkeuring en zien hun goedkeuringsstatus voor de huidige stap. In openstaande lijsten zie je wie nog actie moet ondernemen.
Wanneer het beleid afhankelijk is van regels, zoals een kostenplaats of bedrag per regel, markeer je de relevante regels, zodat goedkeurders weten wat de routering heeft bepaald.
Ontwerptips
- Gebruik bij voorkeur regels op basis van de grootste regel of de koptekst, zodat je ze aan auditors kunt uitleggen
- Vermijd overlappende schalen die tot blokkeringen leiden
- Voeg delegatie toe voor vervanging tijdens vakanties
Meerdere entiteiten
Beperk matrices per tenant wanneer het beleid binnen de groep verschilt. Bekijk Workflows voor meerdere entiteiten.