In deze handleiding lees je hoe je de workflowactie Send document to Google Drive gebruikt om PDF-bijlagen van facturen automatisch naar Google Drive te kopiëren wanneer je workflow deze stap bereikt.
Voor wie: Finance- en operationele teams die facturen als onderdeel van de verwerking in Google Drive willen archiveren, zonder ze handmatig te downloaden en opnieuw te uploaden.
Wat deze stap doet
Wanneer een factuur deze stap bereikt, doet Cortena het volgende:
- Neemt de PDF-bijlage van de factuur.
- Maakt eventuele submappen aan die in je Folder file path template zijn gedefinieerd.
- Uploadt het bestand naar Google Drive met de oorspronkelijke naam van de bijlage (
{{filename}}). - Schrijft een vermelding in het Activity-log van de factuur, met de status geslaagd, mislukt of overgeslagen.
Kies je bestemming
| Optie | Waar bestanden worden opgeslagen | Wie de Drive beheert | Wat je configureert |
|---|---|---|---|
| Cortena Shared Folder | De gedeelde Google Drive van Cortena voor je tenant, onder een vaste submap Exports, gevolgd door je padtemplate | Cortena, gedeeld met je organisatie | Alleen de folderpadtemplate |
| Data exchange | Een map die je selecteert in je eigen Google Drive | Je Google-account of organisatie | Verbind Google Drive via Integrations → Data exchange, kies een doelmap en stel daarna de padtemplate in |
Met Data exchange staan de bestanden in jouw Drive. Met Cortena Shared Folder staan de bestanden in de gedeelde werkomgeving van Cortena, onder Exports.
Standaardpadtemplate voor factuurworkflows:
Accounts Payables Invoices/{{invoice_date_yyyy}}/{{invoice_date_mm}}/{{filename}}
De node instellen
- Ga naar Workflow en open de workflow die je wilt wijzigen.
- Voeg via ADD STEP → Actions de stap Send document to Google Drive toe.
- Geef de node een duidelijke Label, die in Activity wordt weergegeven.
- Verbind de stap waarop deze moet worden uitgevoerd, bijvoorbeeld na extractie, na een voorwaarde of vóór export.
- Kies Cortena Shared Folder of Data exchange en stel de padtemplate in.
- Schakel eventueel Ignore when invoice is reprocessed in om dubbele PDF's bij het opnieuw verwerken te voorkomen.
- Sla de workflow op of publiceer deze.
Variabelen voor padtemplates
| Variabele | Betekenis |
|---|---|
{{invoice_date_yyyy}} | Factuurdatum · jaar |
{{invoice_date_mm}} | Factuurdatum · maand |
{{invoice_date_dd}} | Factuurdatum · dag |
{{filename}} | Bestandsnaam van de bijlage |
{{invoice_number}} | Factuurnummer |
{{invoice_supplier_name}} | Naam van de leverancier |
{{cost_center_kost1}} | Kostenplaats KOST1 |
{{booking_account_number}} | Nummer van de boekingsrekening |
Activity-log
Elke uploadpoging wordt geregistreerd in het Activity-paneel van de factuur:
- Uploaded to Google Drive · geslaagd
- Google Drive upload failed · map ontbreekt, of er is een probleem met de rechten of configuratie
- Google Drive upload skipped · bijvoorbeeld omdat negeren bij opnieuw verwerken was ingeschakeld
Tips
- Begin met Cortena Shared Folder voor de snelste betrouwbare archivering.
- Schakel over naar Data exchange wanneer bestanden in een specifieke map van je organisatie moeten staan. Verbind Google Drive eerst via Integrations → Data exchange. Tot die tijd wordt de bestemming als niet verbonden weergegeven.
- Exports is vast ingesteld voor Cortena Shared Folder. Je kunt alleen het pad onder Exports aanpassen.
- Voor expenses wordt hetzelfde type node gebruikt, met standaard een sectiemap Expenses in plaats van Accounts Payables Invoices.