Freigabevertretung

Wenn eine freigabeberechtigte Person nicht verfügbar ist, kann Cortena die Freigaberechte an die nächste Stufe Ihrer Freigabematrix übertragen. So bleiben Rechnungen nicht im Status Warten auf Freigabe hängen.

Für wen ist diese Funktion gedacht: Abteilungsleitungen und Finanzadministratoren, die mehrstufige Freigabe-Workflows verwenden und bei Abwesenheiten eine Vertretung benötigen.

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1. Grundlagen der Freigabematrix

Ihre Freigabematrix in Form einer Tabelle oder konfigurierter Regeln definiert:

• Stufen · zum Beispiel Führungskraft → Finanzleitung → CFO
• Schwellenwerte · Betragsgrenzen je Stufe
• Zugewiesene Personen · namentlich festgelegte Benutzer je Stufe

Workflow-Knoten vom Typ Freigabe lesen diese Matrix aus, um festzulegen, wer den jeweiligen Schritt abschließen darf. Weitere Informationen finden Sie unter Freigabematrix.

2. Freigabe an Personen der nächsten Stufe übertragen

Mit einer Freigabevertretung kann eine Person auf einer anderen Stufe die Freigabe im Namen einer abwesenden zugewiesenen Person erteilen, sofern Ihre Matrix dies zulässt:

1. Die Rechnung befindet sich im Status Warten auf Freigabe.
2. Eine berechtigte Vertretung, entweder aus der nächsten Stufe oder als konfigurierte Ersatzperson, öffnet die Rechnung.
3. Die Vertretung schließt die Freigabe ab. Der Vorgang wird unter Aktivität mit ihrem Benutzernamen protokolliert.

Eine Freigabevertretung umgeht keine Schwellenwerte. Eine Rechnung über 50.000 € erfordert weiterhin die korrekte Freigabestufe, sofern die Matrixregeln nicht ausdrücklich eine Eskalation zulassen.

3. Im Workflow konfigurieren

Stellen Sie unter Einstellungen → Workflow Folgendes sicher:

• Im Knoten Freigabe ist die Option zur Durchsetzung der Freigabe aktiviert
• Die Ermittlung der zugewiesenen Personen verwendet die Matrix und keine leere Zuweisungsliste
• Die Erfolgskante führt zum nächsten Schritt, etwa zum Export oder zu einer zweiten Freigabe

Leere Zuweisungen verhindern den Abschluss. Beheben Sie Probleme bei der Synchronisierung der Matrix vor dem Produktivstart.

4. Zurücksetzen und erneut freigeben

Wenn die falsche Person eine Freigabe erteilt hat, kann ein Administrator den Freigabeschritt zurücksetzen und die Rechnung erneut weiterleiten. Weitere Informationen finden Sie unter Workflow-Konfiguration.

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