In dieser Anleitung erfahren Sie, wie Sie mit der Workflow-Aktion Dokument an Google Drive senden PDF-Anhänge von Rechnungen automatisch nach Google Drive kopieren, sobald Ihr Workflow diesen Schritt erreicht.
Für wen ist diese Funktion gedacht: Finanz- und Betriebsteams, die Rechnungen im Rahmen der Verarbeitung in Google Drive archivieren möchten, ohne sie manuell herunter- und erneut hochladen zu müssen.
Funktionsweise dieses Schritts
Wenn eine Rechnung diesen Schritt erreicht, führt Cortena folgende Aktionen aus:
- Cortena übernimmt den PDF-Anhang der Rechnung.
- Cortena erstellt alle Unterordner, die in Ihrer Vorlage für den Ordner- und Dateipfad definiert sind.
- Cortena lädt die Datei unter dem ursprünglichen Namen des Anhangs (
{{filename}}) zu Google Drive hoch. - Cortena erstellt einen Eintrag im Aktivitätsprotokoll der Rechnung: erfolgreich, fehlgeschlagen oder übersprungen.
Ziel auswählen
| Option | Speicherort der Dateien | Eigentümer von Google Drive | Ihre Konfiguration |
|---|---|---|---|
| Freigegebener Cortena-Ordner | Im freigegebenen Google Drive von Cortena für Ihren Mandanten, unter dem festen Unterordner Exports und anschließend gemäß Ihrer Pfadvorlage | Cortena, für Ihre Organisation freigegeben | Nur die Vorlage für den Ordner- und Dateipfad |
| Datenaustausch | In einem von Ihnen ausgewählten Ordner in Ihrem eigenen Google Drive | Ihr Google-Konto bzw. Ihre Organisation | Google Drive unter Integrationen → Datenaustausch verbinden, einen Zielordner auswählen und anschließend die Pfadvorlage festlegen |
Bei Datenaustausch befinden sich die Dateien in Ihrem Google Drive. Beim freigegebenen Cortena-Ordner befinden sich die Dateien im freigegebenen Arbeitsbereich von Cortena unter Exports.
Standardmäßige Pfadvorlage für Rechnungsworkflows:
Accounts Payables Invoices/{{invoice_date_yyyy}}/{{invoice_date_mm}}/{{filename}}
Knoten einrichten
- Öffnen Sie Workflow und anschließend den Workflow, den Sie ändern möchten.
- Fügen Sie unter SCHRITT HINZUFÜGEN → Aktionen die Aktion Dokument an Google Drive senden hinzu.
- Geben Sie dem Knoten eine eindeutige Bezeichnung, die im Aktivitätsprotokoll angezeigt wird.
- Verbinden Sie den Schritt an der Stelle, an der er ausgeführt werden soll, beispielsweise nach der Extraktion, nach einer Bedingung oder vor dem Export.
- Wählen Sie Freigegebener Cortena-Ordner oder Datenaustausch aus und legen Sie die Pfadvorlage fest.
- Aktivieren Sie optional Bei erneuter Verarbeitung der Rechnung ignorieren, um doppelte PDF-Dateien bei einer erneuten Verarbeitung zu vermeiden.
- Speichern bzw. veröffentlichen Sie den Workflow.
Variablen für Pfadvorlagen
| Variable | Bedeutung |
|---|---|
{{invoice_date_yyyy}} | Rechnungsdatum · Jahr |
{{invoice_date_mm}} | Rechnungsdatum · Monat |
{{invoice_date_dd}} | Rechnungsdatum · Tag |
{{filename}} | Dateiname des Anhangs |
{{invoice_number}} | Rechnungsnummer |
{{invoice_supplier_name}} | Lieferantenname |
{{cost_center_kost1}} | Kostenstelle KOST1 |
{{booking_account_number}} | Buchungskontonummer |
Aktivitätsprotokoll
Jeder Uploadversuch wird im Bereich Aktivität der Rechnung protokolliert:
- Zu Google Drive hochgeladen · erfolgreich
- Google-Drive-Upload fehlgeschlagen · Ordner, Berechtigungen oder Konfiguration fehlen
- Google-Drive-Upload übersprungen · beispielsweise, weil die Option zum Ignorieren bei erneuter Verarbeitung aktiviert war
Tipps
- Beginnen Sie mit dem freigegebenen Cortena-Ordner, um schnell und zuverlässig ein Archiv einzurichten.
- Wechseln Sie zu Datenaustausch, wenn die Dateien in einem bestimmten unternehmenseigenen Ordner gespeichert werden müssen. Verbinden Sie Google Drive zunächst unter Integrationen → Datenaustausch. Bis dahin wird das Ziel als nicht verbunden angezeigt.
- Exports ist beim freigegebenen Cortena-Ordner fest vorgegeben. Sie können nur den Pfad unterhalb von Exports anpassen.
- Für Ausgaben wird derselbe Knotentyp verwendet, jedoch standardmäßig mit dem Bereichsordner Expenses anstelle von Accounts Payables Invoices.