Abgeleitete Attribute festlegen

Verwenden Sie Abgeleitetes Attribut festlegen, um eine Geschäftskennzeichnung in der Rechnung zu speichern, zum Beispiel business_line = Line-A oder MOC. Ordnen Sie diese Kennzeichnung anschließend einer Spalte in Ihrer Freigabematrix für Buchungskonten zu, damit die richtigen Freigebenden ausgewählt werden.

Unter Wertquelle legen Sie fest, wie der Wert erzeugt wird:

• Statischer Wert: einfacher Text oder Ausdruckstokens, zum Beispiel Online, Rechnung ${invoice_number}
• LLM-abgeleitet: eine kurze Anweisung. Cortena sendet die Rechnung, die Positionen und den Buchungsabgleich an ein LLM und speichert den zurückgegebenen Wert zusammen mit einer Begründung.

Wenn Sie abgeleitete Felder in den Rechnungsdetails anzeigen oder bearbeiten und sie in Beschreibungen von Twinfield oder Exact Online übernehmen möchten, lesen Sie Abgeleitete Attribute in Rechnungen anzeigen und bearbeiten.

Was diese Funktion bewirkt

Abgeleitetes Attribut festlegen ist ein Aktionsschritt in einem Workflow. Wenn eine Rechnung diesen Schritt erreicht, schreibt Cortena einen Attributschlüssel und einen Wert in die Rechnung, zum Beispiel business_line → Line-A.

Häufige Muster:

• Bedingung → Statisches Setzen: Verschiedene Zweige schreiben unterschiedliche feste Werte und werden anschließend vor einer Freigabe für ein Buchungskonto wieder zusammengeführt.
• LLM-Setzen ohne Bedingung: Ein Schritt klassifiziert das Attribut anhand des Rechnungskontexts. Optional können Sie über Erfolg oder Leer / Fehler routen.

Im Schritt Freigabe wählen Sie aus, welche abgeleiteten Attribute am Abgleich mit der Matrix teilnehmen. Cortena sucht in der Tabellenkalkulation der Matrix nach passenden Spalten, zum Beispiel Geschäftsbereich, und verwendet den Rechnungswert, um die zutreffenden Zeilen und damit die zuständigen Freigebenden einzugrenzen.

So fügt sich die Funktion in die Freigabematrix ein

Weitere Informationen: Freigabematrix.

LLM-abgeleitete Werte

Wenn Wertquelle auf LLM-abgeleitet gesetzt ist, verwendet Cortena keine feste Zeichenfolge. Cortena sendet Ihre Anweisung für das LLM zusammen mit der aktuellen Rechnung, einschließlich Kopfzeile, Positionen und Buchungsabgleich, und fordert das Modell auf, Folgendes zurückzugeben:

• einen Wert für den Attributschlüssel, zum Beispiel MOC oder SOC
• eine kurze Begründung

Wenn das Modell einen nutzbaren Wert zurückgibt, speichert Cortena beides. In den Rechnungsdetails können Sie mit der Maus über das Feld fahren, um die Begründung des LLM zu lesen, wenn das Attribut oberhalb der Positionen angezeigt wird. Dabei wird derselbe Tooltip-Stil wie bei anderen Rechnungserklärungen verwendet.

Wenn das LLM nichts zurückgibt oder fehlschlägt

Wählen Sie unter Wenn das LLM nichts zurückgibt oder fehlschlägt eine Richtlinie:

Validierung vor der Veröffentlichung: Wenn Sie Pfad „Leer / Fehler“ verwenden auswählen, müssen im Workflow-Editor vor der Veröffentlichung sowohl die Kanten Erfolg als auch Leer / Fehler vorhanden sein. Verwenden Sie Leer / Fehler für einen manuellen Prüfschritt, ein statisches Fallback-Attribut oder einen anderen Freigabepfad.

Beispielanweisung

Klassifizieren Sie den Geschäftsbereich anhand des Lieferanten und der Buchungskonten als MOC oder SOC. Geben Sie als Wert nur einen dieser Codes zurück.

Die zulässigen Werte müssen genau mit den Zellen der Spalte in Ihrer Freigabematrix übereinstimmen, einschließlich der Groß- und Kleinschreibung.

Beispiel: Geschäftsbereich vor der Freigabe

Ziel: Rechnungen des Lieferanten Acme Online sollen den Geschäftsbereich Online verwenden. Für alle anderen Rechnungen soll Retail verwendet werden. Die Freigebenden in der Matrix unterscheiden sich sowohl nach Geschäftsbereich als auch nach Sachkonto- und Betragsstufe.

Sie können dies mit Bedingung + Statischer Wert oder mit einem einzelnen Schritt LLM-abgeleitet umsetzen, wenn sich die Regel nur schwer als Filter ausdrücken lässt.

Option A: Bedingung + statischer Wert

1. Mit einer Bedingung verzweigen

1. Öffnen Sie Workflow → Rechnungsworkflow oder den Workflow, den Sie verwalten.
2. Fügen Sie vor der Freigabe für das Buchungskonto einen Schritt Bedingung hinzu.
3. Erstellen Sie zwei Zweige, zum Beispiel:
   • Wenn der Lieferantenname Acme Online entspricht, oder dem von Ihnen bevorzugten Rechnungstext- oder Bestellmuster
   • Sonst: alle anderen Rechnungen

2. Das abgeleitete Attribut in jedem Zweig festlegen

1. Fügen Sie im Zweig Wenn unter Aktionen in SCHRITT HINZUFÜGEN den Schritt Abgeleitetes Attribut festlegen hinzu.
2. Legen Sie im rechten Bereich Folgendes fest:
   • Attributschlüssel: business_line in Kleinbuchstaben, mit Ziffern und Unterstrichen. Der Schlüssel muss mit einem Buchstaben beginnen.
   • Wertquelle: Statischer Wert
   • Wert: Online, einfacher Text ist ausreichend
3. Fügen Sie im Zweig Sonst einen weiteren Schritt Abgeleitetes Attribut festlegen mit demselben Schlüssel business_line und dem Wert Retail hinzu.
4. Verbinden Sie beide Zweige so, dass sie in Ihrem Schritt Freigabe zusammenlaufen, der die Freigabematrix verwendet.

Option B: LLM-abgeleitet, ein Schritt

1. Fügen Sie vor Freigabe einen einzelnen Schritt Abgeleitetes Attribut festlegen hinzu. Eine Bedingung ist nicht erforderlich.
2. Attributschlüssel: business_line
3. Wertquelle: LLM-abgeleitet
4. Anweisung für das LLM: zum Beispiel Klassifizieren Sie den Geschäftsbereich als Online, wenn der Lieferant Acme Online ist oder eindeutig im Onlinehandel tätig ist, andernfalls als Retail. Geben Sie nur Online oder Retail zurück.
5. Wählen Sie unter Wenn das LLM nichts zurückgibt oder fehlschlägt entweder Leeren Wert setzen und fortfahren oder Pfad „Leer / Fehler“ verwenden und verbinden Sie beide Ausgaben, zum Beispiel Leer / Fehler → einen Prüfschritt.
6. Verbinden Sie Erfolg oder den einzelnen Ausgangspfad mit Ihrer Freigabe unter Verwendung der Matrix.

Die Werte müssen mit der Tabelle übereinstimmen. Beim Abgleich mit der Matrix wird nach einer normalen Leerzeichenbereinigung eine exakte Zeichenfolgenübereinstimmung verwendet. Wenn der Knoten Online schreibt, die Tabellenzelle jedoch ONLINE enthält oder nachgestellte Leerzeichen aufweist, wird möglicherweise nicht die erwartete Zeile gefunden. Achten Sie bei statischen und LLM-Ausgaben auf eine einheitliche Groß- und Kleinschreibung sowie Schreibweise.

3. Das Attribut im Freigabeknoten aktivieren

1. Wählen Sie den Schritt Freigabe aus, der Regeln für Buchungskonten oder die Matrix verwendet.
2. Suchen Sie nach Abgeleitete Attribute für den Abgleich mit der Matrix.
3. Aktivieren Sie business_line.
4. Fügen Sie eine kurze Beschreibung für die Headeranalyse hinzu, zum Beispiel: Geschäftsbereich: Online, Retail. Diese Beschreibung hilft Cortena dabei, bei der Analyse oder Aktualisierung des Matrixschemas die richtige Tabellenspalte zu erkennen.
5. Wenn die Liste leer ist, fügen Sie zunächst mindestens einen Schritt Abgeleitetes Attribut festlegen in diesem Workflow hinzu. Schlüssel werden erst angezeigt, wenn entsprechende Schritte auf der Arbeitsfläche vorhanden sind.

4. Die Spalte in die Tabellenkalkulation der Matrix aufnehmen

1. Öffnen Sie das verwaltete Google Sheet der Freigabematrix, siehe Freigabematrix.
2. Stellen Sie sicher, dass eine Spalte für das Attribut vorhanden ist, üblicherweise Geschäftsbereich für den Schlüssel business_line.
3. Füllen Sie die Zellen mit den Werten, die Sie im Workflow festlegen, also Online und Retail. Lassen Sie eine Zelle leer, wenn die Zeile für jeden Geschäftsbereich gelten soll.
4. Speichern Sie das Matrixschema oder aktualisieren Sie es, wenn Sie eine neue Spalte hinzugefügt haben, damit Cortena die Überschriften neu zuordnet.

5. Was Sie in einer Rechnung sehen

Nachdem der Setzschritt ausgeführt wurde, zeigen die Rechnungsdetails eine Kennzeichnung wie business_line: Online neben der Rechnungsnummer. Wenn Sie außerdem In Rechnungsdetails anzeigen oder Bearbeitung zulassen aktivieren, wird oberhalb der Positionen ein vollständiges Feld angezeigt. Siehe Abgeleitete Attribute in Rechnungen anzeigen und bearbeiten. Wenn der Freigabeschritt ausgeführt wird, filtert Cortena die Matrixzeilen anhand dieses Werts, bevor die Freigebenden ermittelt werden.

Den Knoten „Abgeleitetes Attribut festlegen“ konfigurieren

1. Öffnen Sie Workflow und den Editor für den Mandanten.
2. Fügen Sie über SCHRITT HINZUFÜGEN → Aktionen den Schritt Abgeleitetes Attribut festlegen hinzu.
3. Legen Sie eine eindeutige Bezeichnung fest. Sie wird in der Workflowleiste und im Aktivitätskontext angezeigt.
4. Füllen Sie den Attributschlüssel aus.
5. Wählen Sie die Wertquelle:
   • Statischer Wert: Füllen Sie den Wert aus, einfacher Text und/oder Tokens.
   • LLM-abgeleitet: Füllen Sie die Anweisung für das LLM aus und wählen Sie eine Richtlinie unter Wenn das LLM nichts zurückgibt oder fehlschlägt.
6. Aktivieren Sie optional In Rechnungsdetails anzeigen oder Bearbeitung in Rechnungsdetails zulassen, siehe Abgeleitete Attribute in Rechnungen anzeigen und bearbeiten.
7. Verbinden Sie den Schritt mit dem Pfad, auf dem der Wert festgelegt werden soll, häufig vor einer Freigabe mit Matrix. Bei LLM und Pfad „Leer / Fehler“ verwenden müssen Sie sowohl Erfolg als auch Leer / Fehler verbinden.
8. Speichern oder veröffentlichen Sie den Workflow.

Regeln für Attributschlüssel

• Muss dem folgenden Muster entsprechen: mit einem Buchstaben beginnen, anschließend nur Kleinbuchstaben, Ziffern oder Unterstriche
• Beispiele: business_line, channel, cost_pool
• Ungültige Schlüssel, zum Beispiel mit Leerzeichen, Großbuchstaben oder einer führenden Ziffer, führen dazu, dass der Schritt fehlschlägt.

Statische Werte: einfacher Text oder Ausdrücke

• Einfacher Text wird unverändert gespeichert, zum Beispiel Line-A oder Online.
• Optionale Dollar-Klammer-Ausdrücke können verwendet werden. Klicken Sie im Bereich auf eine Variable, um sie zu kopieren, zum Beispiel ${invoice_number} oder ${purchase_order_number}.
• Sie können auch auf ein zuvor festgelegtes Attribut verweisen: ${derived.business_line}.
• Um ein wörtliches ${…} im Wert beizubehalten, setzen Sie vor das Dollarzeichen einen umgekehrten Schrägstrich.
• Wenn der aufgelöste Wert leer ist, schlägt der Schritt fehl. Vermeiden Sie Ausdrücke, die für Ihre Rechnungen einen leeren Wert ergeben.

Unterstützte Tokens sind: invoice_number, purchase_order_number, invoice_supplier_name, invoice_recipient_company, invoice_recipient_name, currency und derived.<key>.

LLM-abgeleitet: Anweisung und Richtlinie für leere Werte oder Fehler

• Schreiben Sie eine konkrete Anweisung, in der die zulässigen Ausgabewerte genannt werden, wenn diese Werte in eine Freigabematrix einfließen.
• Cortena fügt der Anweisung den Rechnungskopf, die Positionen und den Buchungsabgleich hinzu. Sie müssen die Rechnungsdaten nicht selbst in die Anweisung einfügen.
• Leeren Wert setzen und fortfahren: ein Ausgangspfad. Das leere Attribut wird gespeichert und der Workflow wird fortgesetzt.
• Pfad „Leer / Fehler“ verwenden: Die Arbeitsfläche zeigt Erfolg und Leer / Fehler. Beide müssen vor der Veröffentlichung verbunden sein.

Optional: Später anhand eines abgeleiteten Attributs verzweigen

Nachdem ein Wert gespeichert wurde, kann eine spätere Bedingung das Kriterium Abgeleitetes Attribut verwenden, bestehend aus Attributschlüssel und zulässigen Werten. So können Sie erneut routen, zum Beispiel zu einem Exportpfad oder einer zusätzlichen Prüfung, ohne die Kennzeichnung erneut abzuleiten.

Tipps und Einschränkungen

• Nur derselbe Workflow: Die Kontrollkästchen der Matrix enthalten Schlüssel aus den Schritten Abgeleitetes Attribut festlegen in dieser Workflowdefinition.
• Beschreibungen sind wichtig: Kurze, konkrete Beschreibungen verbessern die Spaltenerkennung, wenn Cortena die Tabellenkalkulation analysiert oder aktualisiert.
• Leere Matrixzelle = Platzhalter: Für dieses Attribut gilt jede Ausprägung. Ein fehlender Wert in der Rechnung überspringt diese Filterdimension.
• Überschreiben: Wenn ein weiterer Setzschritt denselben Schlüssel verwendet, ersetzt er den vorherigen Wert. Bei einem neuen LLM-abgeleiteten Wert wird auch die Metainformation zur LLM-Begründung ersetzt.
• LLM-Begründung in der Rechnung: Fahren Sie mit der Maus über ein angezeigtes abgeleitetes Feld, um zu sehen, warum das LLM den Wert gewählt hat. Wenn Sie den Wert in der Rechnung bearbeiten, ändert sich der gespeicherte Begründungstext nicht.
• Leere statische Werte schlagen fehl, leere LLM-Werte sind konfigurierbar: Ein statischer Ausdruck, der leer aufgelöst wird, lässt den Schritt fehlschlagen. Bei einem leeren LLM-Wert oder LLM-Fehler gilt Ihre Richtlinie unter Wenn das LLM nichts zurückgibt oder fehlschlägt.
• Berechtigungen: Für die Bearbeitung des Workflows benötigen Sie die Workflowverwaltungsberechtigung für den Mandanten.
• Verwenden Sie vorzugsweise einen eindeutigen Schlüssel, zum Beispiel business_line, statt vieler sich überschneidender Kennzeichnungen, sofern die Matrix nicht tatsächlich mehrere Dimensionen benötigt.

Kurzübersicht