Wenn Cortena die Vorkontierung eines Ausgabenbelegs abgeschlossen hat, können weiterhin Werte aus Ihrem Ausgabenmanagement-Tool vorliegen. Mit Cortena können Sie für jedes Feld einzeln festlegen, ob die aktive Kontierung aus Cortena oder Ihrem Ausgabentool übernommen werden soll. Fälle, bei denen bestimmte Merkmale weiterhin voneinander abweichen, können Sie zur Prüfung weiterleiten.
Cortena oder Ihr Ausgabentool auswählen
Öffnen Sie Workflow, wählen Sie die Registerkarte Ausgabenworkflow aus und klicken Sie auf der Arbeitsfläche auf den Schritt Ausgabenkontierungen zusammenführen. Im rechten Bereich sehen Sie eine kurze Tabelle mit folgenden Feldern:
- Buchungskonto
- Kreditoren- / Debitorenkonto
- BU-Schlüssel
- Kostenstellen
Wählen Sie für jede Zeile Cortena oder Ausgabentool aus. Diese Auswahl legt fest, welche Quelle nach der Vorkontierung die Kontierung für das jeweilige Feld bestimmt.
Weiterleitung bei abweichenden Werten
Im späteren Verlauf des Workflows kann Ergebnis des Cortena Agent verarbeiten einen Ausgabenbeleg zur Prüfung weiterleiten, wenn Cortena und Ihr Ausgabentool bei den für Sie relevanten Feldern nicht übereinstimmen, zum Beispiel bei Buchungskonto, Kreditor / Debitor, Umsatzsteuer oder Kostenstellen. Sie können eine Prüfung pro Merkmal konfigurieren. Abhängig von Ihren Workflow-Zweigen kann eine Abweichung bei einem dieser Merkmale dazu führen, dass der Beleg in den Status Prüfung erforderlich verschoben wird, während übereinstimmende Fälle mit dem Export fortfahren.
Praktische Tipps
- Konfigurieren Sie die Zusammenführungstabelle so, wie Ihr Finanzteam die Kontierungen im Arbeitsalltag benötigt.
- Aktivieren Sie Abweichungsprüfungen für die Merkmale, bei denen Unterschiede ein tatsächliches Freigabe- oder Buchungsrisiko darstellen.
- Verwenden Sie nach Änderungen im Workflow Speichern, damit für alle dieselben Regeln gelten.