Afgeleide attributen instellen

Gebruik Afgeleid attribuut instellen om een bedrijfslabel op de factuur op te slaan (bijvoorbeeld business_line = Line-A of MOC) en koppel dat label vervolgens aan een kolom in je goedkeuringsmatrix voor boekingsrekeningen, zodat de juiste goedkeurders worden geselecteerd.

Onder Waardebron kies je hoe de waarde wordt bepaald:

• Statische waarde: gewone tekst of expressietokens (bijvoorbeeld Online, Invoice ${invoice_number})
• Afgeleid met LLM: een korte instructie; Cortena stuurt de factuur, regelitems en boekingsmatch naar een LLM en slaat de teruggegeven waarde plus een reden op

Als je afgeleide velden op de factuurdetails wilt tonen of bewerken en ze wilt koppelen aan omschrijvingen in Twinfield of Exact Online, zie Afgeleide attributen op facturen tonen en bewerken.

Wat deze functie doet

Afgeleid attribuut instellen is een actie-stap in een workflow. Wanneer een factuur deze stap bereikt, schrijft Cortena één attribuutsleutel en waarde naar de factuur (bijvoorbeeld business_line → Line-A).

Veelvoorkomende patronen:

• Voorwaarde → Statisch instellen: verschillende vertakkingen schrijven verschillende vaste waarden en komen daarna weer samen vóór een Goedkeuring voor een boekingsrekening
• Instellen met LLM (zonder Voorwaarde): één stap classificeert het attribuut op basis van de factuurcontext; je kunt optioneel routeren op Geslaagd versus Leeg / fout

In de stap Goedkeuring selecteer je welke afgeleide attributen deelnemen aan het matchen met de matrix. Cortena zoekt naar overeenkomende kolommen in de matrixspreadsheet (bijvoorbeeld Bedrijfsonderdeel) en gebruikt de factuurwaarde om te bepalen welke rijen en dus welke goedkeurders van toepassing zijn.

Hoe dit in de goedkeuringsmatrix past

Gerelateerde verdieping: Goedkeuringsmatrix.

Waarden die met een LLM zijn afgeleid

Wanneer Waardebron Afgeleid met LLM is, gebruikt Cortena geen vaste tekst. Het stuurt je Instructie voor de LLM samen met de huidige factuur (koptekst, regelitems en boekingsmatch) naar het model en vraagt om:

• een waarde voor de attribuutsleutel (bijvoorbeeld MOC of SOC)
• een korte reden die uitlegt waarom

Als het model een bruikbare waarde teruggeeft, slaat Cortena beide op. Wanneer het attribuut op de factuurdetails boven de regelitems wordt getoond, kun je de muisaanwijzer op het veld plaatsen om de reden van de LLM te lezen (met dezelfde tooltipstijl als andere factuuruitleg).

Wanneer de LLM niets teruggeeft of faalt

Kies onder Wanneer de LLM niets teruggeeft of faalt één beleid:

Validatie bij publiceren: als je Het pad Leeg / fout volgen kiest, vereist de workfloweditor beide randen Geslaagd en Leeg / fout voordat je kunt publiceren. Gebruik Leeg / fout voor een stap voor menselijke controle, een statische terugval of een ander goedkeuringspad.

Voorbeeldinstructie

Classificeer het bedrijfsonderdeel als MOC of SOC op basis van de leverancier en de boekingsrekeningen. Geef als waarde alleen een van deze codes terug.

Houd toegestane waarden exact gelijk aan de celwaarden in de kolom van je goedkeuringsmatrix, inclusief hoofdlettergebruik.

Voorbeeld: bedrijfsonderdeel vóór goedkeuring

Doel: Facturen voor leverancier Acme Online moeten het bedrijfsonderdeel Online gebruiken; al het overige gebruikt Retail. De goedkeurders in de matrix verschillen zowel op basis van Bedrijfsonderdeel als van grootboekrekening en bedragscategorie.

Je kunt dit doen met Voorwaarde + Statisch, of met één stap Afgeleid met LLM wanneer de regel moeilijker als filters uit te drukken is.

Optie A: Voorwaarde + Statische waarde

1. Vertak met een Voorwaarde

1. Open Workflow → Factuurworkflow (of de workflow die je beheert).
2. Voeg vóór je Goedkeuring voor de boekingsrekening een stap Voorwaarde toe.
3. Maak twee vertakkingen, bijvoorbeeld:
   • Als de leveranciersnaam overeenkomt met Acme Online (of met het patroon voor factuurtekst of inkooporder van jouw keuze)
   • Anders: alle andere facturen

2. Stel het afgeleide attribuut in op elke vertakking

1. Voeg op de vertakking Als Afgeleid attribuut instellen toe (onder Acties in STAP TOEVOEGEN).
2. Configureer in het paneel aan de rechterkant:
   • Attribuutsleutel: business_line (kleine letters, cijfers en underscores; moet met een letter beginnen)
   • Waardebron: Statische waarde
   • Waarde: Online (gewone tekst is voldoende)
3. Voeg op de vertakking Anders nog een Afgeleid attribuut instellen toe met dezelfde sleutel business_line en de waarde Retail.
4. Verbind beide vertakkingen zodat ze samenkomen in je stap Goedkeuring die de goedkeuringsmatrix gebruikt.

Optie B: Afgeleid met LLM (één stap)

1. Voeg één Afgeleid attribuut instellen toe vóór Goedkeuring (een Voorwaarde is niet nodig).
2. Attribuutsleutel: business_line
3. Waardebron: Afgeleid met LLM
4. Instructie voor de LLM: bijvoorbeeld Classify business line as Online if the supplier is Acme Online (or clearly online retail); otherwise Retail. Return only Online or Retail.
5. Kies onder Wanneer de LLM niets teruggeeft of faalt voor Een lege waarde instellen en doorgaan, of voor Het pad Leeg / fout volgen en verbind beide uitgangen (bijvoorbeeld Leeg / fout → een controlestap).
6. Verbind Geslaagd (of het enkele uitgaande pad) met je matrixstap Goedkeuring.

Waarden moeten overeenkomen met het werkblad. Matrixmatching gebruikt een exacte tekstmatch (na normale verwijdering van voor- en achterliggende spaties). Als de stap Online schrijft maar de cel in het werkblad ONLINE bevat of spaties aan het einde heeft, krijg je mogelijk niet de verwachte rij. Houd hoofdlettergebruik en spelling consistent voor zowel statische als LLM-uitvoer.

3. Schakel het attribuut in op de stap Goedkeuring

1. Selecteer de stap Goedkeuring die regels voor boekingsrekeningen / de matrix gebruikt.
2. Zoek Afgeleide attributen voor matrixmatching.
3. Vink business_line aan.
4. Voeg een korte omschrijving toe voor de analyse van de kopteksten, bijvoorbeeld: Business line: Online, Retail. Deze omschrijving helpt Cortena de juiste kolom in de spreadsheet te detecteren bij het analyseren of vernieuwen van het matrixschema.
5. Als de lijst leeg is, voeg je eerst in deze workflow minstens één stap Afgeleid attribuut instellen toe. Sleutels worden alleen weergegeven wanneer zulke stappen op het canvas bestaan.

4. Plaats de kolom in de matrixspreadsheet

1. Open het beheerde Google Sheet voor de goedkeuringsmatrix (zie Goedkeuringsmatrix).
2. Zorg voor een kolom voor het attribuut, meestal Bedrijfsonderdeel voor de sleutel business_line.
3. Vul de cellen met dezelfde waarden die je in de workflow instelt (Online, Retail). Laat een cel leeg wanneer die rij moet overeenkomen met elk bedrijfsonderdeel (jokerteken).
4. Sla het matrixschema op of vernieuw het als je een nieuwe kolom hebt toegevoegd, zodat Cortena de kopteksten opnieuw koppelt.

5. Wat je op een factuur ziet

Nadat de instelstap is uitgevoerd, toont het factuurdetail een chip zoals business_line: Online bij het factuurnummer (en, als je Tonen op factuurdetail / Bewerken toestaan inschakelt, een volledig veld boven de regelitems: zie Afgeleide attributen op facturen tonen en bewerken). Wanneer de stap Goedkeuring wordt uitgevoerd, filtert Cortena de matrixrijen op basis van die waarde voordat de goedkeurders worden bepaald.

De stap Afgeleid attribuut instellen configureren

1. Ga naar Workflow en open de editor voor de tenant.
2. Voeg via STAP TOEVOEGEN → Acties de stap Afgeleid attribuut instellen toe.
3. Stel een duidelijke Label in (weergegeven in de workflowbalk / activiteitscontext).
4. Vul de Attribuutsleutel in.
5. Kies een Waardebron:
   • Statische waarde: vul Waarde in (gewone tekst en/of tokens)
   • Afgeleid met LLM: vul Instructie voor de LLM in en kies een beleid onder Wanneer de LLM niets teruggeeft of faalt
6. Schakel optioneel Tonen op factuurdetail / Bewerken toestaan op factuurdetail in (zie Afgeleide attributen op facturen tonen en bewerken).
7. Verbind de stap op het pad waarop de waarde moet worden bepaald (vaak vóór matrixstap Goedkeuring). Verbind bij LLM + Het pad Leeg / fout volgen zowel Geslaagd als Leeg / fout.
8. Sla de workflow op / publiceer deze.

Regels voor attribuutsleutels

• Moet voldoen aan: begin met een letter, gevolgd door alleen kleine letters, cijfers of underscores
• Voorbeelden: business_line, channel, cost_pool
• Ongeldige sleutels (spaties, hoofdletters, beginnen met een cijfer) zorgen ervoor dat de stap faalt

Statische waarden: gewone tekst of expressies

• Gewone tekst wordt ongewijzigd opgeslagen (Line-A, Online).
• Optionele dollar-accolade-expressies (klik op een variabele in het paneel om deze te kopiëren), bijvoorbeeld ${invoice_number} of ${purchase_order_number}.
• Je kunt ook verwijzen naar een attribuut dat eerder is ingesteld: ${derived.business_line}.
• Als je een letterlijke ${…} in de waarde wilt behouden, plaats je een backslash vóór het dollarteken.
• Als de opgeloste waarde leeg is, faalt de stap. Vermijd expressies die voor jouw facturen een lege waarde opleveren.

Ondersteunde tokens zijn onder andere: invoice_number, purchase_order_number, invoice_supplier_name, invoice_recipient_company, invoice_recipient_name, currency en derived.<key>.

Afgeleid met LLM: instructie en beleid voor leeg/fout

• Schrijf een concrete instructie waarin je de toegestane uitvoerwaarden noemt wanneer deze een goedkeuringsmatrix voeden.
• Cortena voegt de factuurkoptekst, regelitems en boekingsmatch samen met de instructie. Je hoeft factuurgegevens niet zelf in de instructie te plakken.
• Een lege waarde instellen en doorgaan: één uitgaand pad; het lege attribuut wordt opgeslagen en de workflow gaat door.
• Het pad Leeg / fout volgen: het canvas toont Geslaagd en Leeg / fout; beide moeten vóór publicatie verbonden zijn.

Optioneel: later vertakken op een afgeleid attribuut

Nadat een waarde is opgeslagen, kan een latere Voorwaarde het criterium Afgeleid attribuut gebruiken (attribuutsleutel + toegestane waarden) om opnieuw te routeren, bijvoorbeeld naar een exportpad of extra controle, zonder het label opnieuw af te leiden.

Tips en beperkingen

• Alleen dezelfde workflow: de selectievakjes voor de matrix tonen sleutels uit stappen Afgeleid attribuut instellen in deze workflowdefinitie.
• Omschrijvingen zijn belangrijk: korte, concrete omschrijvingen verbeteren de kolomdetectie wanneer Cortena de spreadsheet analyseert of vernieuwt.
• Lege matrixcel = jokerteken voor dat attribuut; een ontbrekende waarde op de factuur slaat die filterdimensie over.
• Overschrijven: als een andere instelstap met dezelfde sleutel wordt uitgevoerd, vervangt deze de vorige waarde (en de metagegevens van de LLM-reden wanneer de nieuwe waarde met een LLM is afgeleid).
• LLM-reden op de factuur: plaats de muisaanwijzer op een getoond afgeleid veld om te zien waarom de LLM de waarde heeft gekozen; het bewerken van de waarde op de factuur verandert de opgeslagen redenstekst niet.
• Leeg bij Statisch faalt; leeg bij LLM is configureerbaar: een Statische expressie die leeg wordt opgelost, laat de stap falen. Leegte of een fout bij de LLM volgt je beleid voor Wanneer de LLM niets teruggeeft of faalt.
• Rechten: voor het bewerken van de workflow heb je rechten voor workflowbeheer van de tenant nodig.
• Gebruik bij voorkeur één duidelijke sleutel (bijvoorbeeld business_line) in plaats van veel overlappende labels, tenzij de matrix echt meerdere dimensies nodig heeft.

Naslag