Abgeleitete Attribute auf Rechnungen anzeigen und bearbeiten

Verwenden Sie Abgeleitetes Attribut festlegen nicht nur für die Genehmigungssteuerung: Fügen Sie auch ein klares, buchungsfertiges Feld zur Ansicht Rechnungsdetails hinzu. Aktivieren Sie In Rechnungsdetails anzeigen, damit Prüfer das Feld oberhalb der Einzelpositionen sehen, und optional Bearbeitung in Rechnungsdetails erlauben, damit sie den Wert vor An Twinfield senden oder dem Export nach Exact Online anpassen können, zum Beispiel eine Buchungsbeschreibung.

Dies ist eine der klarsten Möglichkeiten, wie Cortena Workflow-Flexibilität zeigt: Sie legen den Schlüssel, die Erstellung des Werts, die Möglichkeit zur manuellen Überschreibung und die Verwendung durch den Buchhaltungsexport fest, ohne für jeden ERP-Hinweis ein neues Produktfeld fest programmieren zu müssen.

Informationen zur Verwendung abgeleiteter Attribute als Spalten der Genehmigungsmatrix, zum Beispiel Geschäftsbereich, einschließlich Statischer Wert und LLM-abgeleitet, finden Sie unter Abgeleitete Attribute festlegen. Dieser Artikel konzentriert sich auf die Anzeige auf der Rechnung, die Bearbeitung und Buchungstexte.

1. Warum dies für Buchhaltungssysteme wichtig ist

Viele Hauptbücher speichern nicht nur Beträge und Sachkonten. Sie akzeptieren auch einen zusätzlichen Buchungstext für den Einkauf: eine kurze Beschreibung, Notiz oder einen Freitextkopf, der im Journal, im Lieferantenkonto oder in Ansichten zum Bankabgleich erscheint.

Häufige geschäftliche Anforderungen:

• Stellen Sie jeder Buchung Invoice ${invoice_number} voran, damit Twinfield oder Exact immer eine durchsuchbare Referenz anzeigen.
• Kombinieren Sie Lieferant und Bestellung (${invoice_supplier_name} / ${purchase_order_number}) für Kostencontroller, die im Hauptbuch und nicht in Cortena arbeiten.
• Ermöglichen Sie Prüfern, nach der Extraktion einen kurzen Kostenstellenkommentar oder Projektcode hinzuzufügen, ohne die PDF-Datei zu ändern.
• Verwenden Sie beim Export denselben Text, den der Prüfer in den Rechnungsdetails gesehen hat, ohne ihn beim Senden unbemerkt umzuschreiben.

2. Workflow-Schritt konfigurieren

1. Öffnen Sie Einstellungen → Workflow für den Mandanten.
2. Fügen Sie unter SCHRITT HINZUFÜGEN → Aktionen Abgeleitetes Attribut festlegen hinzu, oder wählen Sie ein vorhandenes Attribut auf der Arbeitsfläche aus.
3. Vergeben Sie ein eindeutiges Label. Dies sehen Benutzer im Workflow-Balken, zum Beispiel Rechnungskopfbeschreibung festlegen.
4. Legen Sie den Attributschlüssel fest: Kleinbuchstaben, Ziffern und Unterstriche; der Schlüssel muss mit einem Buchstaben beginnen, zum Beispiel description.
5. Legen Sie fest, wie der Wert erzeugt wird:
   • Wertquelle → Statischer Wert: einfacher Text und/oder Token, die Sie über einen Variablen-Chip einfügen, zum Beispiel Invoice ${invoice_number}.
   • Wertquelle → LLM-abgeleitet: Schreiben Sie eine Anweisung für das LLM. Cortena verwendet die Rechnung und den Buchungsabgleich. Konfigurieren Sie Wenn das LLM nichts zurückgibt oder fehlschlägt, wenn Sie einen Pfad Leer / Fehler benötigen. Ausführliche Informationen finden Sie unter Abgeleitete Attribute festlegen.
6. Legen Sie unter den Anzeigeoptionen Folgendes fest:
   • Aktivieren Sie In Rechnungsdetails anzeigen. Das Feld erscheint oberhalb der Einzelpositionen, sobald der Schritt einen Wert geschrieben hat oder die Bearbeitung erlaubt ist.
   • Aktivieren Sie Bearbeitung in Rechnungsdetails erlauben. Prüfer können den Wert direkt auf der Rechnung in einer Tabellenkalkulations-ähnlichen Bearbeitung ändern. Wenn die Bearbeitung erlaubt ist, wird das Feld immer angezeigt.
7. Speichern oder veröffentlichen Sie den Workflow, damit neue Rechnungen die Änderung übernehmen.

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Screenshot: Workflow-Arbeitsfläche mit Rechnungskopfbeschreibung festlegen, dem Attributschlüssel description, dem Wert Invoice ${invoice_number} sowie aktivierten Optionen In Rechnungsdetails anzeigen und Bearbeitung in Rechnungsdetails erlauben.

Nützliche Wert-Token

Wenn der aufgelöste Wert leer wäre, schlägt der Festlegungsschritt fehl. Verwenden Sie bevorzugt Token, die auf Ihren Rechnungen vorhanden sind, oder kombinieren Sie sie mit einfachem Text.

3. Was Prüfer auf der Rechnung sehen

Nachdem der Workflow-Schritt ausgeführt wurde, öffnen Sie die Rechnung. Felder, die Sie zur Anzeige ausgewählt haben, erscheinen im Kopfbereich oberhalb der Einzelpositionen mit einer verständlicheren Bezeichnung, zum Beispiel Schlüssel description → Bezeichnung BESCHREIBUNG.

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Screenshot: Rechnung BC-0002 mit einem bearbeitbaren Feld BESCHREIBUNG, das Invoice BC-0002 anzeigt und vor An Twinfield senden bereit ist.

Verhalten:

• Nur anzeigen: Der Wert ist sichtbar, kann aber nicht in den Rechnungsdetails bearbeitet werden. Er kann weiterhin nur durch einen anderen Workflow-Schritt zum Festlegen eines Attributs geändert werden.
• Bearbeitung erlauben: Klicken Sie auf das Feld oder verwenden Sie die tabellenkalkulationsähnliche Tastaturnavigation wie bei anderen Kopffeldern, ändern Sie den Text und drücken Sie zum Speichern Enter. Mit Escape brechen Sie ab. Das Verlassen des Felds, die Tabulatortaste oder ein Klick außerhalb übernimmt den ausstehenden Wert.
• LLM-Grund: Wenn der Wert durch LLM-abgeleitet festgelegt wurde, fahren Sie mit dem Mauszeiger über das Feld, um den kurzen Grund des Modells zu sehen, warum dieser Wert ausgewählt wurde.
• Bearbeitungen werden mit diesem Schlüssel des abgeleiteten Attributs auf der Rechnung gespeichert. Die spätere Exportzuordnung liest daher denselben Wert, den der Prüfer gesehen hat.

4. Durchgängiges Beispiel: Kopfzeilenbeschreibung in Twinfield / Exact

Ziel: Jeder Einkaufsexport soll eine kurze Beschreibung wie Invoice BC-0002 enthalten, die in Cortena sichtbar und bearbeitbar ist, falls das Kreditorenteam eine andere Formulierung für das Hauptbuch benötigt.

Schritt A: Text ableiten und anzeigen

1. Fügen Sie Abgeleitetes Attribut festlegen früh genug hinzu, damit der Schritt vor dem Export ausgeführt wird, häufig nach dem Abgleich, vor der Genehmigung oder unmittelbar vor In die Buchhaltung exportieren.
2. Schlüssel: description
3. Wert: Invoice ${invoice_number}
4. Aktivieren Sie In Rechnungsdetails anzeigen und Bearbeitung in Rechnungsdetails erlauben.

Schritt B: Im Export in die Buchhaltung zuordnen

Im Knoten In die Buchhaltung exportieren für Ihr Zielsystem:

• Twinfield: Ordnen Sie dem Ausdruck für das Feld der Gesamtzeile bzw. Beschreibung ${derived.description} zu, oder dem Feld, das Ihr Mandant für den Einkaufsbuchungstext verwendet.
• Exact Online: Ordnen Sie der Kopfbeschreibung ${derived.description} zu, damit die Beschreibung des Exact-Einkaufseintrags nur dann gefüllt wird, wenn Sie dies ausdrücklich festlegen. Cortena erfindet keine Standardbeschreibung aus der Rechnungsnummer.

Schritt C: Vor dem Senden prüfen

1. Öffnen Sie eine Rechnung, die den Festlegungsschritt durchlaufen hat.
2. Vergewissern Sie sich, dass BESCHREIBUNG oder Ihre Bezeichnung den erwarteten Text anzeigt.
3. Bearbeiten Sie den Text bei Bedarf, zum Beispiel Invoice BC-0002 · Q1 license.
4. Klicken Sie auf An Twinfield senden oder Ihre Exact-Exportaktion. Der exportierte Buchungstext sollte mit dem auf der Rechnung angezeigten Text übereinstimmen.

Workflow-Flexibilität: Derselbe Baustein Abgeleitetes Attribut festlegen unterstützt auch Spalten der Genehmigungsmatrix, spätere Bedingt-Verzweigungen anhand abgeleiteter Werte und Feldausdrücke für Exporte. Durch das Anzeigen und Bearbeiten auf der Rechnung behalten Sie die Kontrolle des Menschen über ERP-relevante Freitexte, ohne das Produkt für jedes Buchhaltungssystem separat anpassen zu müssen.

5. Muster über Beschreibungen hinaus

Sie können mehrere Festlegungsschritte mit unterschiedlichen Schlüsseln ausführen:

Verwenden Sie bevorzugt einen eindeutigen Schlüssel pro Zweck. Wenn derselbe Schlüssel später im Workflow überschrieben wird, ersetzt der neue Wert den vorherigen.

6. Hinweise und Einschränkungen

• Bearbeitung bedeutet Anzeige: Wenn Bearbeitung erlauben aktiviert ist, wird das Feld in den Rechnungsdetails immer angezeigt.
• Workflow veröffentlichen: Die Anzeigeoptionen stammen aus der veröffentlichten Workflowdefinition des Mandanten.
• Nur bearbeitbare Schlüssel können geändert werden: Die API akzeptiert nur Änderungen für Schlüssel, die in diesem Workflow als bearbeitbar gekennzeichnet sind. Andere Schlüssel werden abgelehnt.
• Synchronisierte oder gesperrte Rechnungen unterliegen denselben Bearbeitungssperren wie andere Kopffelder. Nach dem Export und der Sperrung sind Werte nicht für beiläufige Änderungen vorgesehen.
• Zeichenbegrenzungen im ERP gelten weiterhin, zum Beispiel die Länge der Beschreibung der Twinfield-Gesamtzeile. Halten Sie Werte kurz, wenn das Zielsystem sie abschneidet.
• Exact Online: Die Kopfbeschreibung wird nur gesendet, wenn sie zugeordnet wurde. Sie wird nicht automatisch aus der Rechnungsnummer befüllt.
• Berechtigungen: Zum Konfigurieren des Knotens ist die Workflowverwaltung erforderlich. Für die Bearbeitung auf der Rechnung benötigen Sie den normalen Rechnungsbearbeitungszugriff für den jeweiligen Mandanten.

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