Legen Sie fest, wie Cortena zusammengehörige Dokumente gruppiert, wenn dieselbe Lieferantenrechnung oder dieselbe Rechnung mit Beleg mehrfach eingeht. Diese Optionen finden Sie unter Einstellungen → Rechnungsimport. Sie ergänzen die unter Duplikate beschriebenen Funktionen.
Für wen ist diese Funktion vorgesehen: Administratoren im Finanzbereich, die festlegen, wie streng Duplikate für ihren Mandanten gruppiert werden sollen, nur nach Rechnungsnummer oder nach Nummer und Gesamtbetrag sowie optional anhand von Bestell-, Liefer- oder Angebotsnummern.
1. Wo Sie die Einstellungen konfigurieren
- Öffnen Sie Einstellungen → Rechnungsimport.
- Suchen Sie den Abschnitt Duplikaterkennung.
- Aktivieren oder deaktivieren Sie die Optionen. Jede Änderung wird sofort gespeichert.
Dieser Abschnitt wird angezeigt, wenn Referenznummern für Rechnungen in Ihrem Arbeitsbereich aktiviert sind. Wenn er nicht angezeigt wird, bitten Sie Ihren Cortena-Ansprechpartner, die Funktion für Ihren Mandanten zu aktivieren.
2. Grundsätzliche Funktionsweise des Abgleichs
Unabhängig von den Kontrollkästchen gilt:
- Cortena verwendet immer den verknüpften Lieferantenstammsatz, wenn der Kreditor zugeordnet wurde. Andernfalls wird der extrahierte Lieferantenname verwendet.
- Die Rechnungsnummer ist das primäre Abgleichskriterium.
- Bestell-, Liefer- und Angebotsnummern werden nur dann berücksichtigt, wenn bei mindestens einem der Dokumente die Rechnungsnummer fehlt.
- Der Abgleich erfolgt nur innerhalb desselben Nummerntyps, also Bestellung mit Bestellung, Lieferung mit Lieferung und Angebot mit Angebot, niemals typübergreifend.
- Wenn beide Dokumente Rechnungsnummern haben und diese voneinander abweichen, werden sie nicht anhand von Bestell-, Liefer- oder Angebotsnummern verknüpft.
- Das Rechnungsdatum wird für den Duplikatabgleich nicht verwendet.
Weitere Informationen zur Funktionsweise von Hauptdokumenten, Listenanzeige, Belegen sowie Aktionen zum Hochstufen oder Aufheben finden Sie unter Duplikate.
3. Die vier Optionen
| Option | Standard | Funktionsweise |
|---|---|---|
| Übereinstimmenden Gesamtbetrag voraussetzen | Ein | Wenn diese Option aktiviert ist, müssen Dokumente mit derselben Rechnungsnummer auch denselben Gesamtbetrag aufweisen. Deaktivieren Sie die Option, um Dokumente ausschließlich anhand der Rechnungsnummer zu verknüpfen. |
| Anhand der Bestellnummer abgleichen | Aus | Wenn eine Rechnungsnummer fehlt, werden Dokumente mit derselben Bestellnummer gruppiert. |
| Anhand der Liefernummer abgleichen | Aus | Wenn eine Rechnungsnummer fehlt, werden Dokumente mit derselben Liefer- oder Lieferscheinnummer gruppiert. |
| Anhand der Angebotsnummer abgleichen | Aus | Wenn eine Rechnungsnummer fehlt, werden Dokumente mit derselben Angebotsnummer gruppiert. |
Für sekundäre Optionen, also Bestell-, Liefer- oder Angebotsnummern, müssen die Gesamtbeträge nicht übereinstimmen. Die Option Übereinstimmenden Gesamtbetrag voraussetzen gilt nur für den Abgleich anhand der Rechnungsnummer.
4. Referenznummern auf der Rechnung
Wenn die Funktion aktiviert ist, können in den Rechnungsdetails Kunden-, Angebots-, Bestell- und Liefernummern unterhalb der Umsatzsteuer-ID des Lieferanten angezeigt werden, sofern sie bei der Extraktion erkannt wurden. Diese Felder werden für die oben beschriebenen optionalen sekundären Abgleiche verwendet.
Wenn Sie die Rechnungsnummer eines Dokuments ändern, kann die Duplikaterkennung für diese Rechnung erneut ausgeführt werden. Bestätigen Sie die Änderung sorgfältig, wenn Cortena eine Warnung anzeigt.
5. Empfohlene Konfigurationen
| Situation | Empfohlene Einstellungen |
|---|---|
| Standardkonfiguration für die meisten Kreditorenbuchhaltungsteams | Übereinstimmenden Gesamtbetrag voraussetzen aktivieren, sekundäre Abgleiche deaktivieren |
| Dieselbe Rechnungsnummer wird für unterschiedliche Beträge wiederverwendet, etwa bei Gutschriften oder Ratenzahlungen | Deaktivieren Sie Übereinstimmenden Gesamtbetrag voraussetzen nur, wenn Sie eine weniger strenge Gruppierung akzeptieren |
| Lieferanten senden häufig Lieferscheine oder Auftragsbestätigungen ohne Rechnungsnummer | Aktivieren Sie den Abgleich für die sekundären Nummerntypen, die Sie tatsächlich erhalten |
Tipps und Einschränkungen
- Die Einstellungen gelten für neue Erkennungsläufe, etwa bei neuen Importen, Änderungen der Rechnungsnummer und erneuten mandantenweiten Läufen. Bestehende Gruppen werden nicht automatisch neu aufgebaut, wenn Sie ein Kontrollkästchen aktivieren oder deaktivieren.
- Duplikate können weiterhin nicht exportiert werden. Nur das Hauptdokument kann exportiert werden. Weitere Informationen finden Sie unter Duplikate.
- Sie benötigen die Berechtigung zum Bearbeiten der Buchhaltungs- oder Rechnungsimporteinstellungen, um diese Optionen zu ändern.
Kurzübersicht
| Thema | Ort / Verhalten |
|---|---|
| Einstellungen öffnen | Einstellungen → Rechnungsimport → Duplikaterkennung |
| Primärer Abgleich | Gleicher Lieferant + gleiche Rechnungsnummer (+ Gesamtbetrag, falls erforderlich) |
| Sekundärer Abgleich | Gleiche Bestell-, Liefer- oder Angebotsnummer, wenn aktiviert und die Rechnungsnummer fehlt |
| Hauptdokument / Liste / Export | Duplikate |
| Listenfilter | Duplikate → Nur Hauptdokumente |