Wenn eine Rechnung per E-Mail eingeht, extrahiert Cortena den Anhang und zeigt strukturierte Felder zur Prüfung und Verbuchung an. Manchmal benötigen Sie auch den E-Mail-Kontext: wer was geschrieben hat, Fragen zur Freigabe, Zahlungsanweisungen im Nachrichtentext oder nachfolgende Antworten im selben Verlauf.
Mit E-Mail-Verläufen für Rechnungen können Sie diese Korrespondenz direkt in der Rechnungsdetailansicht lesen, ohne Cortena zu verlassen oder Ihr Postfach zu durchsuchen.
So öffnen Sie den E-Mail-Verlauf
- Navigieren Sie zu Verbindlichkeiten → Rechnungen und wählen Sie eine Rechnung aus.
- Vergewissern Sie sich, dass die Rechnung per E-Mail eingegangen ist. In der Kopfzeile wird neben Rechnung und Ihrem Workflow-Status, zum Beispiel Bereit, ein E-Mail-Badge angezeigt.
- Klicken Sie auf das E-Mail-Badge, um den geteilten Bereich Ursprüngliche E-Mail zu öffnen.
- Der Bereich erscheint oberhalb der extrahierten Rechnungsfelder. Ziehen Sie die Trennlinie zwischen E-Mail und Extraktion, um die Größe anzupassen. Cortena merkt sich Ihre bevorzugte Höhe.
- Klicken Sie erneut auf E-Mail, um den Bereich auszublenden.
Das E-Mail-Badge wird nur bei Rechnungen angezeigt, deren Quelle eine E-Mail ist. Bei Uploads, API-Importen und anderen Eingangskanälen steht dieses Bedienelement nicht zur Verfügung.
Was im E-Mail-Bereich angezeigt wird
Konversationsliste
- Wenn Cortena mehr als eine zugehörige Nachricht findet, werden diese in einer Leiste Konversation (n) in chronologischer Reihenfolge aufgeführt.
- Jede Zeile zeigt Datum/Uhrzeit, Absender und Betreff.
- Die mit dieser Rechnung verknüpfte Nachricht ist als aktuelle Nachricht gekennzeichnet.
- Klicken Sie auf eine Zeile, um darunter den Nachrichtentext und die Kopfzeilen dieser Nachricht zu laden.
Wenn nur eine E-Mail vorhanden ist, wird die Konversationsleiste ausgeblendet und die Nachricht direkt angezeigt.
E-Mail-Kopfzeilen
Für die ausgewählte Nachricht zeigt Cortena Betreff, Datum, Von, An sowie, falls vorhanden, Cc und Bcc an.
Nachrichtentext
Der Nachrichtentext wird unterhalb der Kopfzeilen in einem scrollbaren Bereich angezeigt. Cortena lädt den Text, wenn Sie eine Nachricht auswählen oder wenn der Bereich erstmals geöffnet wird. Dadurch bleiben auch längere Verläufe reaktionsschnell.
Welche E-Mails werden in einem Verlauf angezeigt?
Cortena erstellt die Konversation anhand standardmäßiger E-Mail-Kopfzeilen für die Gruppierung von Nachrichten:
- Message-ID · eindeutige Kennung jeder E-Mail
- In-Reply-To · verweist auf die Nachricht, auf die geantwortet wurde
- References · führt frühere Nachrichten im Verlauf auf
Wenn Sie eine Rechnung öffnen, sucht Cortena nach weiteren eingegangenen E-Mails in Ihrem Mandanten, die zum selben Verlauf gehören. Diese Nachrichten werden gemeinsam angezeigt, beginnend mit der ältesten, mit maximal 50 Nachrichten pro Verlauf.
Enthalten: von Cortena für Ihren Mandanten verarbeitete eingegangene E-Mails, Antworten und Weiterleitungen mit übereinstimmenden Kopfzeilen für die Gruppierung sowie die Nachricht, die den Anhang dieser Rechnung enthielt.
Nicht enthalten: E-Mails, die Cortena nie erreicht haben, Nachrichten aus anderen Mandanten, da Verläufe auf den jeweiligen Mandanten beschränkt sind, sowie nicht zugehörige E-Mails, die lediglich dieselbe Betreffzeile haben.
Warum E-Mail-Text oder Grafiken vereinfacht aussehen können
Cortena zeigt eine sichere, schreibgeschützte Kopie der beim Import der Nachricht gespeicherten Inhalte an. Dies dient der Sicherheit, die Darstellung kann sich daher von Outlook oder Gmail unterscheiden.
- Wenn kein verwendbarer HTML-Nachrichtentext vorhanden ist, zeigt Cortena reinen Text an, etwa Antwortmarkierungen, Anhangsnamen als Text und eine vereinfachte Formatierung.
- Wenn HTML verfügbar ist, wird es in einer isolierten Anzeigeumgebung dargestellt: Externe Bilder werden möglicherweise nicht geladen, komplexes CSS kann vereinfacht dargestellt werden und interaktive Elemente sind deaktiviert.
Darauf können Sie sich verlassen: die Kopfzeilen für den Versandkontext, den Nachrichtentext für Anweisungen und den PDF- oder Rechnungsanhang in der Dokumentvorschau von Cortena für Positionen und Gesamtbeträge.
Tipps
- Wenn die nächste Rechnung ebenfalls per E-Mail eingegangen ist, bleibt der Bereich geöffnet und lädt den entsprechenden Verlauf. Bei Rechnungen aus anderen Eingangskanälen wird der Bereich automatisch geschlossen.
- Das Lesen von E-Mails ist schreibgeschützt. Dadurch wird weder die Extraktion erneut ausgeführt noch der Workflow-Status geändert.
- Verlassen Sie sich bei Rechnungsbeträgen und rechtsverbindlichen Formulierungen immer auf die Anhangsvorschau und die extrahierten Felder.