Bankverbindungen von Lieferanten auf Rechnungen prüfen

Cortena extrahiert Bankverbindungen aus Lieferantenrechnungen, damit Sie sicher bezahlen und exportieren können. Da bereits eine einzige falsche Ziffer dazu führen kann, dass Geld auf das falsche Konto überwiesen wird, prüft die Rechnungsdetailansicht, was möglich ist, und hebt hervor, was Sie manuell prüfen müssen, insbesondere bei gescannten PDFs.

Für wen ist dieser Artikel gedacht: Mitarbeitende in der Kreditorenbuchhaltung und Prüferinnen und Prüfer, die Rechnungen zur Zahlung oder zum Buchhaltungsexport freigeben und mit europäischen Rechnungen mit IBAN, US-amerikanischen Inlandskonten und anderen internationalen Bankformaten arbeiten.

1. Wo Sie Bankverbindungen prüfen

Öffnen Sie eine beliebige zu zahlende Rechnung und suchen Sie im Kopfbereich nach Bankverbindung, neben Lieferant und Empfänger.

Möglicherweise sehen Sie:

• Bankname
• IBAN
• Konto (inländische Kontonummer)
• Routing (Bankleitzahl, ABA-Routing, BSB, IFSC usw.)
• BIC / SWIFT

Bewegen Sie den Mauszeiger über die Markierungen ! oder das amberfarbene Feld Bankverbindung, um eine Erklärung anzuzeigen. Vergleichen Sie jeden Wert mit dem Rechnungs-PDF, bevor Sie die Zahlung oder den Export freigeben.

2. Was Cortena automatisch prüfen kann

Cortena führt deterministische Prüfungen durch, wenn das Bankformat diese unterstützt:

Wenn eine Prüfung erfolgreich ist, zeigt Cortena für dieses Feld keine Warnung an.

Wenn eine Prüfung fehlschlägt, sehen Sie ein rotes !: Der Wert ist ungültig oder wird beim Export nicht akzeptiert. Korrigieren Sie ihn oder gleichen Sie ihn vor dem Fortfahren mit dem PDF ab.

3. Rotes !: ungültig oder Exportwarnung

Ein rotes ! neben einem Bankfeld weist auf eine der folgenden Situationen hin:

1. Prüfziffer oder Formatprüfung fehlgeschlagen (z. B. falsche IBAN-Prüfziffern, fehlerhaft formatierter BIC oder nicht bestandene ABA-Prüfung für US-Routing).
2. Der Buchhaltungsexport lässt das Feld aus: Der Wert ist auf der Rechnung gespeichert, besteht jedoch nicht die Validierung für Ihren Buchhaltungsexport, beispielsweise eine inländische Kontonummer im IBAN-Feld.

Was Sie tun sollten: Bewegen Sie den Mauszeiger über die Meldung, öffnen Sie das PDF und korrigieren Sie das Feld. Benutzerinnen und Benutzer mit der Berechtigung Bankverbindung der Rechnung ändern können das Feld direkt auf der Rechnung bearbeiten, siehe Abschnitt 6.

4. Amberfarbenes !: manuelle Prüfung erforderlich

Einige Bankkennungen sehen gültig aus, können jedoch nicht automatisch auf ihre Richtigkeit geprüft werden. Dies betrifft häufig inländische Kontonummern in Ländern, die für das Konto selbst keine IBAN-Prüfziffern verwenden.

Cortena kennzeichnet diese mit:

• Einer amberfarbenen Hervorhebung des gesamten Abschnitts Bankverbindung (bei PDF- oder Scan-Rechnungen)
• Einem amberfarbenen ! bei einzelnen Feldern, die Sie im Dokument prüfen müssen

Warum das wichtig ist: Bei der Dokumentextraktion kann eine Ziffer in einer langen Kontonummer falsch erkannt werden, beispielsweise eine US-Kontonummer mit der Endung …816 statt …814. Amberfarbene Warnungen bedeuten: Vergleichen Sie vor der Zahlung jede Ziffer mit dem PDF.

Strukturierte E-Rechnungen (XML) umgehen die amberfarbene Hervorhebung des Abschnitts, da die Bankdaten aus der strukturierten Datei und nicht aus der PDF-Extraktion stammen.

5. Europäische IBAN und US-amerikanische Inlandskonten im Vergleich

Rechnungen aus Europa und IBAN-Ländern

• Verwenden Sie bevorzugt die IBAN als primäre Zahlungskennung.
• Cortena validiert die IBAN-Prüfziffer. Wenn die Prüfung erfolgreich ist, werden viele Ziffernfehler automatisch erkannt.
• Der BIC wird, sofern vorhanden, auf sein Format geprüft.

Rechnungen aus den USA und vergleichbare Rechnungen mit Inlandskonten

• Auf Rechnungen stehen häufig Routingnummer und Kontonummer statt einer IBAN.
• Cortena kann die Routingnummer prüfen, einschließlich der ABA-Prüfziffer.
• Die Kontonummer hat keine Prüfziffer: Cortena fordert bei gescannten PDFs eine manuelle Prüfung an.
• Betrachten Sie amberfarbene Warnungen vor der Zahlung durch die Treasury-Abteilung oder dem Bankexport als verpflichtend zu prüfen.

6. Bankverbindungen korrigieren

Wenn die Extraktion fehlerhaft ist:

1. Vergleichen Sie die Angaben mit dem PDF oder den Stammdaten des Lieferanten.
2. Wenn in Ihrem Mandanten Bankverbindung der Rechnung bearbeiten aktiviert ist und Sie die Berechtigung Bankverbindung der Rechnung ändern haben, klicken Sie im Abschnitt Bankverbindung auf das Feld, um es direkt zu bearbeiten.
3. Prüfen Sie die Aktivität: Änderungen an Bankverbindungen durch Benutzerinnen und Benutzer werden als hervorgehobene Zeile angezeigt.

Synchronisierte, also exportierte, Rechnungen bleiben gesperrt.

Verwandter Artikel: Rechnungen bearbeiten.

7. Checkliste vor Zahlung oder Export

• Öffnen Sie das Rechnungs-PDF neben der Bankverbindung
• Klären Sie jedes rote ! (ungültige IBAN, ungültiges Routing oder Auslassung beim Export)
• Bestätigen Sie bei jedem amberfarbenen ! die Konto- und Routingziffern Zeichen für Zeichen
• Verlassen Sie sich bei US-Lieferanten nie allein auf die Routingprüfung: Prüfen Sie immer die Kontonummer
• Prüfen Sie nach Änderungen die Aktivität, wenn zuvor eine andere Person Bankverbindungen geändert hat

Tipps und Einschränkungen

• Warnungen erscheinen im Rechnungsdetail. Sie blockieren die Zahlung nicht automatisch in allen Integrationen. Sie bleiben dafür verantwortlich, die korrekten Zahlungsdaten freizugeben.
• Cortena weist derzeit nicht darauf hin, wenn sich Bankverbindungen gegenüber früheren Rechnungen desselben Lieferanten ändern. Diese Funktion ist separat geplant.
• Banking (Abstimmung von Transaktionen) und Bankverbindung bei Verbindlichkeiten dienen unterschiedlichen Zwecken. Dieser Artikel behandelt Zahlungsdaten des Lieferanten auf Rechnungen.

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