In deze handleiding lees je hoe je Cortena koppelt aan Agicap voor de export van inkoopfacturen en waarom je Agicap-support moet vragen om de documentkoppeling te activeren voordat facturen in de Agicap-app verschijnen.
Voor wie: financiële beheerders en IT-verantwoordelijken die Agicap API-inloggegevens koppelen in Cortena en de activering met Agicap-support coördineren.
Hoe Agicap verwacht dat bedrijfsdocumenten werken
- (Optioneel) Bekijk de entiteiten waartoe je API-token toegang heeft.
- Maak een koppeling voor de entiteit.
- Maak bedrijfsdocumenten aan binnen die koppeling, dit zijn de inkoopfacturen die Cortena verstuurt.
- Neem contact op met Agicap-support · elke nieuwe koppeling moet door de backoffice worden geactiveerd voordat documenten zichtbaar worden in de Agicap-applicatie.
Cortena automatiseert stap 1 tot en met 3 wanneer je de integratie configureert. Stap 4 wordt altijd door jouw organisatie uitgevoerd met Agicap.
Als stap 4 wordt overgeslagen, kan Cortena nog steeds inkoopfacturen via de API aanmaken en pdf's toevoegen, maar gebruikers zien deze niet in de Agicap-interface totdat Agicap de koppeling activeert.
Cortena Agicap-instellingen openen
Instellingen → Integraties → Boekhouding → Agicap
Directe link: Agicap-instellingen
Stap 1: Agicap API-inloggegevens invoeren
- Plak je Agicap API Client ID en Agicap API Client Secret.
- Klik op Opslaan.
Cortena slaat het geheim versleuteld op en laadt je Agicap-organisatie nadat het opslaan is gelukt.
Stap 2: Organisatie selecteren, indien weergegeven
Als je token toegang heeft tot meer dan één Agicap-organisatie, kies je de juiste organisatie. Als er maar één organisatie is, selecteert Cortena deze automatisch.
Stap 3: Entiteit selecteren · Cortena maakt de documentkoppeling aan
- Kies onder Entiteit de juridische entiteit van Agicap die de inkoopfacturen van Cortena moet ontvangen.
- Cortena maakt een koppeling met de naam Cortena FinOps AP Connection aan of gebruikt een bestaande koppeling met die naam.
Kopieer Koppelingsnaam en Koppelings-ID. Je stuurt deze gegevens naar Agicap-support.
Stap 4: Vraag Agicap om de koppeling te activeren, vereist
Stuur een e-mail naar Agicap-support of open een ticket en vermeld:
- De naam van je Agicap-organisatie en entiteit
- De koppelingsnaam en koppelings-ID uit Cortena
- Dat je Cortena gebruikt als integrator voor boekingsvoorstellen en bedrijfsdocumenten voor inkoopfacturen
Vraag hen om de koppeling voor bedrijfsdocumenten te activeren, zodat de door Cortena verstuurde inkoopfacturen in de Agicap-app verschijnen.
Stap 5, optioneel: Referentiegegevens synchroniseren
Nadat de entiteit is geselecteerd:
- Synchroniseren vanuit Agicap · incrementele update
- Volledig vernieuwen vanuit Agicap · rekeningschema, kostenplaatsen, crediteuren/debiteuren en btw-codes opnieuw laden
Voor het synchroniseren van referentiegegevens moet Agicap mogelijk interne API's voor jouw entiteit inschakelen. Vraag hun support om hulp als de synchronisatie mislukt.
Stap 6: Inkoopfacturen exporteren
Wanneer de koppeling actief is:
- Match de facturen in Cortena.
- Exporteer vanuit de factuurlijst of detailweergave (Versturen naar Agicap).
- Tijdens de export verschijnt de status Wordt naar Agicap verstuurd.
Veelgemaakte fouten
- Exporteren voordat Agicap de koppeling heeft geactiveerd
- De verkeerde entiteit selecteren
- Alleen de Cortena-factuur-ID naar Agicap sturen in plaats van de koppelings-ID
Zie ook Agicap-export en -synchronisatie.