Spendesk-koppeling

Koppel Spendesk zodat Cortena goedgekeurde betaalposten met bonnen kan importeren, je onkostenworkflow en matching kan uitvoeren en optioneel de DATEV-export met Spendesk kan coördineren.

Voor wie is dit bedoeld: financiële beheerders en AP-teams die Spendesk gebruiken voor kaarten, onkostendeclaraties en inkoopfacturen, en deze documenten in Cortena willen hebben voor boekhouding, controle en export.

Klik om te vergroten

1. Spendesk koppelen

1. Open in Spendesk Instellingen → Integraties → API-toegangsbeheer en maak een API-client aan. Geef lees-rechten voor betaalposten, bijlagen en, aanbevolen, afwikkelingen. Als Cortena naar DATEV exporteert en de status terugschrijft naar Spendesk, geef je ook de experimentele scope boekhouding schrijven.
2. Open in Cortena Instellingen → Integraties → Expenses → Spendesk.
3. Vul de Spendesk API-client-ID en het Client Secret in.
4. Configureer het DATEV-eigenaarschap, de routering per lijst en de startdatum voor synchronisatie, zoals hieronder beschreven.
5. Klik op Opslaan en daarna op Nu synchroniseren, of wacht op de geplande synchronisatie.

Wanneer de koppeling actief is, wordt de status Gekoppeld weergegeven. Gebruik Verbinding met Spendesk verbreken om de inloggegevens te verwijderen en de startdatum voor synchronisatie opnieuw in te stellen.

2. Eigenaarschap van de DATEV-export

Kies wie documenten afkomstig uit Spendesk naar DATEV verstuurt:

Kies de modus die overeenkomt met de manier waarop je financiële team al met DATEV werkt.

3. Werkruimte per type betaalpost

Standaard verschijnt elke geïmporteerde Spendesk-betaalpost onder Expenses. Je kunt specifieke Spendesk-typen in plaats daarvan naar de lijst Payables sturen.

Stel in Werkruimte per type betaalpost elk type in op Expenses of Payables:

Suggestie: inkoopfacturen en creditnota's horen vaak in Payables; kaarten en onkostendeclaraties in Expenses.

Belangrijk: dit bepaalt alleen in welke lijst het document verschijnt. Typen die naar Payables worden gestuurd, gebruiken nog steeds de onkostenworkflow en de weergave matching tussen expenses en Cortena, net als Expenses. Als je de toewijzing wijzigt, worden documenten die al zijn geïmporteerd niet verplaatst.

Kilometervergoedingen en dagvergoedingen zonder een normale bonnenworkflow worden niet geïmporteerd.

4. Betaalposten synchroniseren vanaf (UTC)

Stel de kalenderdag in vanaf wanneer Cortena betaalposten moet synchroniseren (UTC). Alleen betaalposten op of na die dag worden geïmporteerd.

• Gebruik de datumkiezer of voorinstellingen (Vandaag, 1e: deze maand, 1e: vorige maand, Afgelopen 3 maanden, Alles geëxporteerd).
• De startdatum wordt vergrendeld na de eerste geslaagde synchronisatie. Als je deze wilt wijzigen, verbreek je de Spendesk-koppeling en maak je opnieuw verbinding.
• Al geïmporteerde betaalposten worden bij latere synchronisaties niet gedupliceerd. Betalingsgegevens kunnen wel worden bijgewerkt.

De geplande synchronisatie wordt op de achtergrond uitgevoerd. Met Nu synchroniseren start je direct een synchronisatie als je de nieuwste items eerder nodig hebt.

5. Wat er na het importeren gebeurt

Voor elke nieuwe betaalpost met een bruikbare bon doet Cortena het volgende:

1. Importeert de bon en Spendesk-gegevens, zoals datums, bedragen, het type en, indien beschikbaar, aanwijzingen voor de toewijzing.
2. Voert de verwerking en workflow voor expenses uit.
3. Toont matching tussen expenses en Cortena, zodat je Spendesk-toewijzingen kunt afstemmen met het boekingsvoorstel van Cortena, ook als het document in de lijst Payables staat.
4. Verwerkt beschikbare betalings- en afwikkelingsgegevens uit Spendesk, bijvoorbeeld kaartafwikkeling of betaalde onkostendeclaraties.

6. Tips en beperkingen

• Gebruik Spendesk als bron voor de goedkeuring van uitgaven. Cortena richt zich op boekhouding, matching en export.
• Gebruik na grote batches in Spendesk Nu synchroniseren als Cortena de gegevens direct moet bijwerken.
• Terugschrijven naar Spendesk na een DATEV-export vanuit Cortena is experimenteel. Schakel dit alleen in als je team het proces en de scopes heeft afgestemd.
• Gerelateerde handleidingen: Rydoo · Onkostenworkflow

Snel overzicht