Nadat je Agicap hebt gekoppeld en de support van Agicap je documentkoppeling heeft geactiveerd, exporteert Cortena gematchte inkoopfacturen, synchroniseert het referentiegegevens en kan het pdf's van ontvangstbewijzen toevoegen aan leveranciersfacturen in Agicap.
Voor wie: medewerkers van de crediteurenadministratie en financiële beheerders die Agicap als centrale oplossing voor inkoopfacturen gebruiken en naast de eerste API-configuratie dagelijkse export- en synchronisatieworkflows nodig hebben.
1. Overzicht van de gekoppelde integratie
In Instellingen → Integraties → Boekhouding → Agicap zie je:
- Status van de API-koppeling
- Geselecteerde organisatie en entiteit
- Koppeling voor inkoopfacturen (naam + ID voor de support van Agicap)
- Tijdstippen van de synchronisatie van referentiegegevens
2. Referentiegegevens synchroniseren vanuit Agicap
Synchroniseer stamgegevens voordat je grote aantallen facturen exporteert:
- Rekeningschema / boekingsrekeningen
- Kostenplaatsen
- Crediteuren en debiteuren
- Btw- / BU-codes
Gebruik Synchroniseren vanuit Agicap voor incrementele updates of Volledig vernieuwen na grote wijzigingen in het rekeningschema. De kwaliteit van de matching hangt af van actuele referentiegegevens.
3. Inkoopfacturen exporteren naar Agicap
- Selecteer facturen in de lijst Inkoopfacturen of open de details.
- Kies Versturen naar Agicap (in bulk of afzonderlijk).
- De status verandert in Wordt naar Agicap verstuurd en vervolgens in Gesynchroniseerd, of er verschijnt een foutmelding met reden.
Cortena verstuurt gestructureerde gegevens van leveranciersfacturen en voegt het pdf-bestand toe wanneer dit beschikbaar is.
4. Ontvangstbewijzen en betalingsdocumenten
Wanneer een ontvangstbewijs of betalingsbevestiging aan een inkoopfactuur is gekoppeld, kan Cortena dit opnemen in de payload naar Agicap. Controleer na de export het logboek Activiteit van de factuur om te bevestigen dat de bijlage is toegevoegd.
5. Problemen oplossen
| Probleem | Controle |
|---|---|
| Export is gelukt, maar er staat niets in de gebruikersinterface van Agicap | De support van Agicap moet de documentkoppeling activeren |
| Verkeerde entiteit | Selecteer de entiteit opnieuw in Instellingen · de koppeling geldt per entiteit |
| Btw-code ontbreekt | Synchroniseer de referentiegegevens en werk de richtlijnen voor matching bij |
| Exporteren lukt niet | Controleer de workflowstap, machtigingen of of de factuur al is gesynchroniseerd |
Snel overzicht
| Taak | Waar |
|---|---|
| Eerste API-configuratie | Agicap |
| Stamgegevens synchroniseren | Instellingen → Integraties → Agicap |
| Facturen exporteren | Inkoopfacturen → Versturen naar Agicap |
| Koppeling activeren | Support van Agicap (naam + ID van de koppeling) |