Spreiding van overlopende kosten in Twinfield

In deze handleiding lees je hoe je inkoopfacturen in Twinfield spreidt voor kosten die meerdere periodes omvatten, bijvoorbeeld een jaarlijks IT-abonnement dat in januari wordt geboekt, maar over het hele jaar wordt toegerekend. Cortena boekt eerst de normale inkoopboeking en maakt daarna de spreiding in Twinfield aan wanneer je workflow daarvoor is geconfigureerd.

Voor wie: Financiële teams die Twinfield gebruiken, inkoopfacturen met service- of abonnementsperiodes ontvangen en kosten willen spreiden zonder periodes opnieuw in Twinfield in te voeren.

Beschikbaarheid van de functie: De spreiding van overlopende kosten is beschikbaar via een feature flag. Neem contact op met support@cortena.ai of je accountmanager om spreiding van overlopende kosten in Twinfield voor je organisatie te activeren voordat je de onderstaande workflowoptie configureert.

Wat Cortena doet

1. Cortena haalt serviceperiodes uit de factuur en slaat gestructureerde datums voor overlopende kosten op de factuurregels op.
2. Cortena exporteert de factuur naar Twinfield als inkoopboeking (INK), voorlopig of definitief.
3. Direct na een geslaagde inkoopexport boekt Cortena een spreiding in Twinfield voor regels die hiervoor in aanmerking komen.
4. Bedragen worden naar je grootboekrekening voor overlopende kosten geboekt en over de serviceperiode gespreid.

De spreiding wordt alleen uitgevoerd voor regels die aan de voorwaarden voldoen: gestructureerde datums voor overlopende kosten en een periode die voldoet aan de minimale serviceperiode voor het boeken van overlopende kosten van je tenant.

Minimale serviceperiode

Configureer onder Instellingen → Boekhoudvoorkeuren de optie Minimale serviceperiode voor het boeken van overlopende kosten:

Spreiding inschakelen op het exportknooppunt van de workflow

1. Open Instellingen → Workflows → Factuurworkflow.
2. Selecteer het knooppunt Exporteren naar boekhouding voor Twinfield.
3. Schakel Factuur spreiden (overlopende kosten) in.
4. Stel Boekingsfase in op Voorlopig of Definitief, afhankelijk van je vereisten.
5. Publiceer de workflow.

Schakel het selectievakje in op elk exportknooppunt waarop de spreiding moet worden uitgevoerd, meestal zowel voorlopig als definitief als je een workflow met twee fasen gebruikt.

Facturen voorbereiden vóór export

• Controleer of er een periode voor overlopende kosten staat op de regels die je wilt spreiden.
• Controleer op regels die hiervoor in aanmerking komen de voorgestelde grootboekrekening voor overlopende kosten: handmatige keuze → leveranciershistorie → historie van kostenrekeningen → tenantbrede standaard.
• Elke regel die moet worden gespreid, moet een grootboekrekening voor overlopende kosten hebben.

Wanneer de spreiding wordt overgeslagen of gedeeltelijk wordt uitgevoerd

Snel overzicht