Wanneer dezelfde factuur twee keer binnenkomt, bijvoorbeeld door het opnieuw verzenden van een e-mail, een factuur met bon of overlappende uploads, groepeert Cortena de duplicaten en kiest het één hoofddocument voor export en de workflow. Gerelateerde kopieën worden er gekoppeld onder weergegeven.
Stel de nauwkeurigheid van de matching in onder Instellingen → Factuurimport. Zie Duplicaatdetectie configureren.
Voor wie dit is: teams voor crediteurenadministratie die willen voorkomen dat dezelfde leveranciersfactuur twee keer wordt geëxporteerd of dat ze handmatig naar gerelateerde pdf's moeten zoeken.
1. Hoe duplicaten worden gedetecteerd
Cortena groepeert documenten van dezelfde leverancier:
- Bij voorkeur op basis van de gekoppelde hoofdleverancier wanneer Cortena de crediteur heeft herkend.
- Anders op basis van de uitgelezen leveranciersnaam.
Primaire match: beide documenten hebben hetzelfde, niet-lege factuurnummer. Standaard moeten ze ook hetzelfde totaalbedrag hebben. Je kunt dit uitschakelen onder Instellingen → Factuurimport.
Secundaire match (optioneel): als een factuurnummer ontbreekt, kan Cortena ook documenten groeperen met hetzelfde nummer voor een inkooporder, levering of offerte, wanneer deze opties zijn ingeschakeld bij Factuurimport. Matching vindt altijd alleen plaats tussen nummers van hetzelfde type, dus een inkooporder met een inkooporder en niet met een levering. Als beide documenten verschillende factuurnummers hebben, worden ze niet via deze andere nummers gekoppeld.
De factuurdatum wordt niet gebruikt voor matching.
Het hoofddocument is meestal het document dat het meest op een factuur lijkt. Een echte factuur krijgt voorrang op een bon of pakbon. Bij gelijkwaardige documenten wordt de oudste import het hoofddocument.
Volledige lijst met opties en aanbevolen configuraties: Duplicaatdetectie configureren.
2. Weergave in de lijst
In Inkoopfacturen:
- Hoofdregels worden normaal ingesprongen weergegeven en hebben een selectievakje voor bulkacties.
- Duplicaatregels worden ingesprongen en grijs weergegeven, zonder selectievakje. Ze kunnen niet via een bulkactie worden geëxporteerd.
- Alles selecteren slaat duplicaten automatisch over.
Gebruik het filter Duplicaten → Alleen hoofddocumenten om gerelateerde kopieën te verbergen. Pulse gebruikt dezelfde voorinstelling voor de aantallen in wachtrijen.
3. Bonnen en betalingsstatus
Als een duplicaat een bon is en het hoofddocument een onbetaalde factuur, kan Cortena het hoofddocument als Betaald markeren en de bon koppelen. Zo hoef je de betalingsstatus niet handmatig bij te werken.
Bekijk de tooltip bij Betalingsstatus van het hoofddocument om te zien waarom het als betaald is gemarkeerd.
4. Duplicaatgroepen beheren
| Actie | Effect |
|---|---|
| Duplicaat verwijderen | Verwijdert alleen de kopie · het hoofddocument blijft behouden |
| Instellen als hoofddocument | Wisselt de rollen om wanneer het verkeerde bestand het hoofddocument is geworden |
| Duplicaatkoppeling verwijderen | Verbreekt de groep wanneer de bestanden geen echte duplicaten zijn |
Open de detailpagina van het hoofddocument → sectie Duplicaten voor groepsacties.
Kort overzicht
| Onderwerp | Werking |
|---|---|
| Leverancierssleutel | Hoofdleverancier indien gekoppeld, anders de uitgelezen naam |
| Primaire match | Hetzelfde factuurnummer, standaard ook hetzelfde totaalbedrag |
| Secundaire match | Dezelfde inkooporder, levering of offerte wanneer ingeschakeld en het factuurnummer ontbreekt |
| Instellingen | Duplicaatdetectie configureren |
| Export | Alleen hoofddocument |
| Lijstfilter | Duplicaten: Alleen hoofddocumenten |
| Duplicaat van bon | Kan het hoofddocument automatisch als Betaald markeren |
| Verkeerd hoofddocument | Kies Instellen als hoofddocument op de detailpagina |