Inkooporders in Crediteuren

Houd inkooporders naast je inkoopfacturen bij: maak orders aan of importeer ze, koppel inkoopfacturen op basis van het PO-nummer, bekijk de order vanuit de inkoopfactuur en synchroniseer met Exact Online openstaande orders en boekingen daarop wanneer je exporteert.

Toegang · Inkooporders moeten zijn ingeschakeld voor je organisatie. Neem contact op met Cortena als je het menu niet ziet. Je hebt ook het volgende nodig:

• Inkooporders bekijken · de werkruimte openen en orders lezen
• Inkooporders aanmaken en bewerken · concepten aanmaken en bewerken, goedkeuren/uitgeven/annuleren en koppelen aan inkoopfacturen

1. Wat inkooporders doen in Cortena

Inkooporders zijn een volwaardige werkruimte voor crediteuren, los van de lijst met inkoopfacturen:

Cortena houdt bij hoeveel van een order is gefactureerd. De ontvangst van goederen, dus de ontvangen hoeveelheid in Exact, wordt momenteel niet bijgewerkt door de export van de inkoopfactuur. Zie Binnenkort aan het einde van dit artikel.

2. De werkruimte Inkooporders openen

1. Open Crediteuren in de navigatie aan de linkerkant.
2. Selecteer onder Crediteuren Inkooporders.
3. Gebruik de tabbladen Alle | Concept | Goedgekeurd | Uitgegeven | Geannuleerd.
4. Zoek op ordernummer of leverancier.

Selecteer een rij om het detailvenster te openen: kopvelden, orderregels (Besteld / Gefactureerd / Openstaand), totalen, Gekoppelde inkoopfacturen en een samenvatting aan de rechterkant (Besteld, Gefactureerd, Openstaand bedrag, Openstaande hoeveelheid).

Klik om te vergroten

Als inkooporders niet zijn ingeschakeld, zie je Inkooporders zijn nog niet ingeschakeld voor deze tenant en een contactprompt voor vroegtijdige toegang.

3. Statussen en badges voor afhandeling

Levenscyclusstatus

Veelvoorkomende acties op een concept of goedgekeurde order: Goedkeuren, Uitgeven, Order annuleren.

Overlay voor afhandeling

Naast de status laat Cortena zien in hoeverre de order wordt gedekt door gekoppelde inkoopfacturen:

Deze badges weerspiegelen de voortgang van facturatie in Cortena. Ze zijn niet hetzelfde als de door het magazijn ontvangen hoeveelheid in Exact.

4. Een inkooporder aanmaken in Cortena

1. Klik op Nieuwe inkooporder.
2. Kies een Leverancier (zoek of kies Leverancier toevoegen).
3. Vul Omschrijving, Jouw referentie, Orderdatum, Ontvangstdatum, Valuta, optioneel Kostenplaats, Inkoopmedewerker en Notitie in.
4. Voeg Orderregels toe (omschrijving, aantal, eenheid, stukprijs, btw-percentage, bedrag). Je kunt ook Regels uit inkoopfactuur gebruiken… kiezen om regels uit een eerdere inkoopfactuur te kopiëren.
5. Klik op Aanmaken.

Verwerk de order via je Cortena-workflow voor inkooporders, wanneer deze is ingeschakeld, of gebruik Goedkeuren / Uitgeven totdat de order klaar is om inkomende inkoopfacturen te koppelen.

5. Inkoopfacturen koppelen met het PO-nummer

Wanneer een inkoopfactuur van een leverancier naar een inkooporder verwijst, bijvoorbeeld met "Your Order: 1" op de pdf, haalt Cortena het PO-nummer uit de inkoopfactuur.

Wanneer inkooporders zijn ingeschakeld, koppelt Cortena automatisch wanneer:

• De boekingsmatch op de inkoopfactuur klaar is, of
• Een inkooporder wordt aangemaakt of geïmporteerd en inkoopfacturen dat nummer al bevatten, of
• Je het PO-nummer op de inkoopfactuur bewerkt, of
• Iemand handmatig koppelt (API / ondersteunde tools)

Bij het matchen wordt een genormaliseerd PO-nummer gebruikt, waarbij spaties aan het begin en einde worden verwijderd en geen onderscheid wordt gemaakt tussen hoofdletters en kleine letters. Geannuleerde inkooporders worden nooit automatisch gekoppeld. Een bestaande koppeling wordt niet overschreven door automatisch matchen. Handmatig opnieuw koppelen kan de koppeling wel wijzigen.

Klik om te vergroten

Indicatoren voor bedragsovereenkomst

Naast PO-nummer zie je mogelijk een gekleurde !:

Beweeg over het pictogram voor de volledige tooltip.

6. De inkooporder vanuit een inkoopfactuur bekijken

Wanneer de inkoopfactuur is gekoppeld:

1. Klik op het label PO-nummer. Bij aanwijzen wordt het label onderstreept. Het is geen afzonderlijke blauwe chip.
2. Het Voorbeeld van inkooporder wordt over de inkoopfactuur geopend.
3. Bekijk de leverancier, regels, totalen en Gekoppelde inkoopfacturen.
4. Klik op Openen in werkruimte (of Volledig openen) om naar Crediteuren → Inkooporders voor die order te gaan, of klik op Sluiten om op de inkoopfactuur te blijven.

Klik om te vergroten

7. Gekoppelde inkoopfacturen op de inkooporder

In het orderdetail, in de werkruimte of het voorbeeld, bevat de sectie Gekoppelde inkoopfacturen elke gekoppelde inkoopfactuur:

• Nummer en datum van de inkoopfactuur
• Aantal regels, bijvoorbeeld 1 regel
• Brutobedrag
• Indicatie van de bijdrage, bijvoorbeeld −€4.840,00 voor de order, en het nog openstaande bedrag

Klik op een kaart om het voorbeeld van de inkoopfactuur te openen. Bedragen gebruiken dezelfde locale notatie als Crediteuren.

Voorbeeld: inkooporder nummer 1 heeft een besteld bedrag van €52.360,00. Na het koppelen van BC-0003 (€4.840,00) toont de samenvatting Gefactureerd €4.840,00, Openstaand bedrag €47.520,00 en is de afhandeling Gedeeltelijk.

8. Exact Online: inkooporders importeren

Koppel eerst Exact. Zie Exact Online. Open daarna Instellingen → Integraties → Boekhouding → Exact Online:

1. Schakel Inkooporders uit Exact importeren in.
2. Stel eventueel Filter voor orderstatus in (standaard Openstaand + gedeeltelijk), Synchroniseren vanaf aanmaakdatum en Cortena-workflow voor inkooporders gebruiken.
3. Klik op Inkooporders uit Exact synchroniseren of wacht op de geplande Exact-synchronisatie. Status: Synchronisatie van inkooporders staat in de wachtrij.

Geïmporteerde orders:

• Behouden het ordernummer uit Exact als Cortena-PO-nummer
• Tonen de badge Exact Online
• Worden beschouwd als orders die vanuit Exact worden beheerd. Bewerkingsregels volgen nog steeds de Cortena-regels voor concepten die in Cortena zijn aangemaakt.

Exact App Center moet toegang tot inkooporders toestaan. Maak OAuth opnieuw verbinding na wijzigingen in scopes als de synchronisatie mislukt.

9. Boekingsrekeningen vanuit de inkooporder

Wanneer een inkoopfactuur stabiel is gekoppeld aan een uit Exact geïmporteerde inkooporder, kan Cortena de toewijzing vanuit het boekhoudsysteem / de inkooporder toepassen op de boekingsrekeningen. Hierbij wordt de artikelgroep voor kostprijs van de omzet of de inkooprekening uit Exact gebruikt, vergelijkbaar met dubbele matching vanuit een onkostentool.

Op het detail van de inkoopfactuur zie je mogelijk:

• De waarde Inkooporder / boekhoudsysteem tegenover Cortena-matching
• Markeringen ! en tooltips
• De banner: Toewijzing van de inkooporder vanuit het boekhoudsysteem verschilt van de Cortena-matching…
• Acties om een van beide waarden toe te passen

De regelkoppeling is deterministisch: expliciete regelkoppelingen → match op artikel/code → dezelfde grootboekrekening voor alle regels. Er worden geen regelparen afgeleid uit alleen vrije tekstomschrijvingen. Als je de inkooporder ontkoppelt, wordt Cortena-matching opnieuw de actieve rij.

Synchroniseer Exact-inkooporders opnieuw als bij oudere imports de toewijzingen van grootboekrekeningen op regels ontbreken.

10. Een aan een inkooporder gekoppelde inkoopfactuur naar Exact exporteren

Wanneer aan alle volgende voorwaarden is voldaan:

• De functie voor inkooporders is ingeschakeld
• Inkooporders uit Exact importeren is ingeschakeld
• De inkoopfactuur is gekoppeld aan een uit Exact geïmporteerde inkooporder met verwijzingen naar Exact-regels

…kan het exporteren van de inkoopfactuur een Exact- inkoopfactuur gekoppeld aan de orderregels aanmaken. De hoeveelheid komt uit de inkoopfactuur. Exact behoudt de prijzen uit de inkooporder. Als dit proces mislukt, valt Cortena terug op een normale Exact-inkoopjournaalpost, zodat de inkoopfactuur alsnog wordt geëxporteerd.

Na een geslaagde export vernieuwt Cortena de inkooporder vanuit Exact. In Exact zie je doorgaans dat gefactureerde hoeveelheid en de openstaande factuurhoeveelheden worden bijgewerkt.

Belangrijk: dit proces stelt niet de Exact- ontvangen hoeveelheid in. De ontvangst van goederen blijft afzonderlijk. Zie Binnenkort hieronder.

11. Tips en beperkingen

• Vul het ordernummer van de leverancier vroeg in bij PO-nummer, zodat automatisch koppelen en Exact-export van inkooporders kunnen worden uitgevoerd.
• Alleen Concept-inkooporders in Cortena kunnen worden bewerkt. Uit Exact geïmporteerde Uitgegeven orders zijn voornamelijk bedoeld voor matching en export.
• De afhandeling Gedeeltelijk / Volledig is gebaseerd op gekoppelde inkoopfacturen, niet op magazijnontvangst.
• Pakbonnen kunnen al als gerelateerde documenten (delivery confirmation als bijlagetype) naast de inkoopfactuur verschijnen. Die relatie blijft bestaan. Export van de ontvangst naar Exact staat als volgende stap gepland.
• Zowel de machtiging als de feature flag moeten zijn ingeschakeld. Voor het importeren van Exact-inkooporders is een gekoppelde Exact-divisie met rechten voor inkooporders nodig.

Binnenkort: leveringsbevestigingen naar Exact exporteren (goederenontvangst)

Momenteel werkt de export van een aan een inkooporder gekoppelde inkoopfactuur de gefactureerde kant van de inkooporder in Exact bij. Ontvangen hoeveelheid blijft leeg, tenzij iemand een goederenontvangst boekt in Exact of een ander systeem.

Geplande richting (gelabeld als Binnenkort, nog niet beschikbaar):

1. Behoud leveringsbevestigingen als gerelateerde documenten. De inkoopfactuur en pakbon blijven gekoppeld.
2. Voeg een workflownode Leveringsbevestiging naar boekhouding exporteren toe, binnen dezelfde familie als Naar boekhouding exporteren.
3. Gebruik Exact als eerste doel wanneer Exact is gekoppeld en het importeren van inkooporders is ingeschakeld. Andere boekhoudsystemen kunnen later via dezelfde node worden aangesloten.
4. Boek goederenontvangsten in Exact tegen de gekoppelde orderregels, werk ontvangen hoeveelheid bij en vernieuw de Cortena-inkooporder.
5. Houd het boeken van inkoopfacturen onafhankelijk van goederenontvangst: export van de inkoopfactuur werkt de gefactureerde hoeveelheid bij, de nieuwe node werkt de ontvangen hoeveelheid bij.

Tot deze functie beschikbaar is, beheer je de goederenontvangst in Exact wanneer je Ontvangen hoeveelheid nodig hebt. Gebruik Cortena voor het matchen van order ↔ inkoopfactuur en de gefactureerde afhandeling.

Sneloverzicht