Wanneer een factuur per e-mail binnenkomt, haalt Cortena de bijlage eruit en toont het gestructureerde velden voor controle en boeking. Soms heb je ook de context van de e-mail nodig: wie wat heeft geschreven, vragen over goedkeuring, betalingsinstructies in de berichttekst of vervolgreacties in dezelfde conversatie.
Met e-mailthreads bij facturen kun je die conversatie in de detailweergave van de factuur lezen, zonder Cortena te verlaten of je mailbox te doorzoeken.
De e-mailthread openen
- Ga naar Inkoop → Facturen en selecteer een factuur.
- Controleer of de factuur per e-mail is ontvangen. In de koptekst staat een badge E-mail, naast Factuur en je workflowstatus, bijvoorbeeld Gereed.
- Klik op de badge E-mail om het gesplitste venster Oorspronkelijke e-mail te openen.
- Het venster verschijnt boven de uitgelezen factuurvelden. Versleep de scheidingslijn tussen de e-mail en de uitgelezen gegevens om de grootte aan te passen. Cortena onthoudt de hoogte van je voorkeur.
- Klik nogmaals op E-mail om het venster te verbergen.
De badge E-mail verschijnt alleen bij facturen die per e-mail zijn aangeleverd. Bij uploads, API-importen en andere kanalen wordt deze optie niet weergegeven.
Wat je in het e-mailvenster ziet
Conversatielijst
- Als Cortena meer dan één gerelateerd bericht vindt, worden deze in chronologische volgorde weergegeven in een balk Conversatie (n).
- Elke rij toont datum/tijd, afzender en onderwerp.
- Het bericht dat aan deze factuur is gekoppeld, wordt als het huidige bericht gemarkeerd.
- Klik op een rij om daaronder de berichttekst en kopteksten van dat bericht te laden.
Als er maar één e-mail is, wordt de conversatiebalk verborgen en zie je direct dat bericht.
E-mailkopteksten
Voor het geselecteerde bericht toont Cortena het onderwerp, de datum, Van, Aan en, indien aanwezig, Cc en Bcc.
Berichttekst
De berichttekst verschijnt onder de kopteksten in een gebied waarin je kunt scrollen. Cortena laadt de tekst wanneer je een bericht selecteert, of wanneer het venster voor het eerst wordt geopend. Zo blijven langere threads snel reageren.
Welke e-mails verschijnen in een thread?
Cortena stelt de conversatie samen op basis van standaardheaders voor e-mailthreads:
- Message-ID · unieke identificatiecode voor elke e-mail
- In-Reply-To · verwijst naar het bericht waarop wordt gereageerd
- References · vermeldt eerdere berichten in de conversatie
Wanneer je een factuur opent, zoekt Cortena naar andere inkomende e-mails binnen je tenant die tot dezelfde thread behoren. Deze berichten worden samen weergegeven, van oud naar nieuw, met maximaal 50 berichten per thread.
Inbegrepen: inkomende e-mails die Cortena voor je tenant heeft verwerkt, reacties en doorgestuurde berichten met dezelfde threadingheaders, en het bericht waaraan deze factuur als bijlage was toegevoegd.
Niet inbegrepen: e-mails die Cortena nooit hebben bereikt, berichten van andere tenants, threads zijn beperkt tot één tenant, en niet-gerelateerde e-mails die alleen dezelfde onderwerpregel hebben.
Waarom e-mailtekst of afbeeldingen er vereenvoudigd uit kunnen zien
Cortena toont een veilige, alleen-lezen kopie van wat bij het importeren van het bericht is opgeslagen. Dit is een bewuste beveiligingsmaatregel, maar daardoor kan de weergave afwijken van Outlook of Gmail.
- Als er geen bruikbare HTML-tekst beschikbaar is, toont Cortena platte tekst, met bijvoorbeeld antwoordmarkeringen, namen van bijlagen als tekst en een eenvoudigere opmaak.
- Als HTML beschikbaar is, wordt deze weergegeven in een afgeschermde viewer: externe afbeeldingen worden mogelijk niet geladen, complexe CSS kan vereenvoudigd worden weergegeven en interactieve elementen zijn uitgeschakeld.
Waar je op kunt vertrouwen: de kopteksten voor informatie over de routering, de berichttekst voor instructies en de PDF of factuurbijlage in de documentweergave van Cortena voor regels en totalen.
Tips
- Als de volgende factuur ook per e-mail is aangeleverd, blijft het venster open en wordt die thread geladen. Bij facturen die niet per e-mail zijn aangeleverd, sluit het venster automatisch.
- E-mails lezen is alleen-lezen. Hierdoor wordt de extractie niet opnieuw uitgevoerd en verandert de workflowstatus niet.
- Vertrouw voor factuurbedragen en juridische formuleringen altijd op de bijlageweergave en de uitgelezen velden.